Энциклопедия маркетинга

Мировой рынок ECM

Согласно данным Radicati Group, озвученным в мае 2013 г., внедрение и развитие ECM остается в фокусе внимания бизнеса, что приводит к сохранению стабильного роста спроса на такие решения на рынке. В 2013 г. объем мирового рынка платформ ECM может достигнуть $5,1 млрд, а к 2017 г. вырасти до $9,3 млрд. Среднегодовой темп роста составит 16%.

Radicati Group, 2013

По данным Gartner, по состоянию на сентябрь 2013 г. лидирующие позиции на мировом рынке платформ ECM занимали такие вендоры как IBM, Microsoft, Hyland Software, Open Text, Perceptive Software, EMC. В числе претендентов на ведущие позиции на рынке Gartner отмечает Oracle. К визионерам относятся Laserfiche, HP, Saperion, Newgen Software Technologies, Fabasoft, Objective, Systemware, SpringCM, Ever Team, M-Files, Software Innovations, Unisys, SunGard и Siav. К нишевым игрокам – Xerox и Alfresco.

Магический квадрант для ECM-платформ за 2013 г.

Источник: Gartner, 2013

По данным Forrester Research, в 2013 г. лидирующие позиции на мировом рынке ECM занимали IBM, EMC, Open Text, HP Autonomy. Oracle заняла пограничное положение. К числу вендоров с сильными позициями на рынке аналитики отнесли Microsoft, Xerox, Perceptive Software, Hyland Software, Newgen Software Technologies, Alfresco. В сегменте претендентов две компании – M-files и Unisys.

Позиции лидеров мирового рынка ECM в 2013 г.

Источник: Forrester Research, 2013

Российский рынок

В конце 2013 г. результаты исследования российского рынка СЭД и ECM обнародовала Docflow. В исследовании, которое проводилось в мае-июле 2013 г., принимали участие 950 респондентов – представителей компаний из различных отраслей экономики, половина из которых является сотрудниками ИТ-департаментов и имеет самое непосредственное отношение к внедрению подобных решений в организациях.

Согласно результатам исследования, опыт компаний в области ECM растет. Однако основной фокус внимания должен быть смещен в сторону оптимизации бизнес-процессов параллельно с внедрением и поддержкой внедренных решений.

К 2013 г. 64% организаций начали переход к безбумажному документообороту. Треть компаний стремится перейти к нему в максимальном количестве процессов.

В последние несколько лет растет количество компаний, которые внедряют решение на уровне всей организации, по сравнению с теми, кто выбирает локальные решения на уровне отделов. В 2013 г. 41% компаний внедрили СЭД/ECM-системы. Треть организаций на момент проведения опроса находились в процессе внедрения.

Внедрение СЭД/ECM-систем в России

Источник: Docflow, 2013

В компаниях, в которых СЭД внедрена на уровне организации, 40% важных для бизнеса документов все равно не попадает в СЭД. В компаниях, в которых СЭД внедрена на уровне отделов, не попадает в СЭД 76% важных для бизнеса документов. В организациях, независимо от стадии, на которой находится проект, эффективный автоматический ввод данных в системы управления информацией налажен только в 12% случаев.

Алгоритм попадания важных для бизнеса данных в СЭД

Источник: Docflow, 2013

52% компаний до сих пор не проводят оценку эффективности внедрения СЭД и ECM-систем. Компании, в которых оценка эффективности внедрения была проведена, оценивают окупаемость проекта как ожидаемую и выше ожидаемой в 73% процентах случаев. Однако треть компаний оценивает результат внедрения ниже ожидаемого с точки зрения окупаемости инвестиций.

Наиболее распространенной проблемой в управлении данными уже несколько лет является поиск нужной информации и документов. Эта задача актуальна для 29% респондентов. В 38% компаний нет корпоративных систем поиска. Более того, поиск информации в интернете удобнее и быстрее, чем во внутренних системах компании в 60% организаций.

Наиболее частые проблемы в управлении данными

Источник: Docflow, 2013

В 51% случаев основной причиной задержек проектов внедрения является сложность в определении конкретных требований к системе. Самой распространенной проблемой в ходе внедрения становится проблема планирования: недооценка сложностей технических и организационных сложностей (38%), конфликты интересов в проектной команде (33%) и низкий уровень пользовательской поддержки (31%).

Только 20% организаций не имеют долгосрочной ECM-стратегии. 30% компаний предпочитает внедрять единую ECM-систему сразу на корпоративном уровне, а не решать локальные задачи с помощью частных решений. Еще 25% постепенно интегрируют ранее внедренные системы в единую платформу.

Динамика расходов на технологии ECM сохраняется по сравнению с прошлым годом, что может свидетельствовать о том, что планы по развитию тех или иных технологий строятся на среднесрочные и долгосрочные периоды. Top-6 технологий, на которые более трети компании увеличивают свои расходы в 2012 и 2013 гг.: управление документами, управление бизнес-процессами, использование ЭЦП, бизнес-аналитика, безопасность контента, коллективная работы.

TOP-6 технологий, на которые компании увеличивают свои расходы

Источник: DOCFLOW, 2013

C ростом объемов неструктурированных данных в компаниях растет потребность в инструментах анализа. Наиболее востребованы инструменты анализа таких источников информации как данные в СЭД (64% компаний заинтересованы в получении такой аналитики), необъединенные хранилища данных (63%) и электронная почта (57%).

Наиболее востребованные виды анализа – поиск по ключевым словам и фразам в тексте (76%), отслеживание веб-посещений (58%) и построение прогнозов (58%). При этом спрос на инструменты анализа превышает реализацию этой потребности в отношении всех видов анализа, кроме веб-статистики.

Социальные сервисы в корпоративных информационных системах уже используются примерно в 70% организаций. Наиболее востребованной функцией является совместная работа с документами. В половине компаний ведется контроль размещения информации на социальных площадках сотрудниками, даже несмотря на то, что официальные требования и политика сформулированы лишь в 34% организаций.

Мобильный доступ к ECM-системе/СЭД есть уже в 55% организаций. Еще 20% планируют внедрить. Примечательно, что в трети компаний доступ к данным корпоративных систем через мобильные устройства есть уже у всех сотрудников компании.

Только 17% компаний используют или планируют использовать технологии SaaS. Только 13% компаний используют или планируют использовать СЭД на базе облачных вычислений.

Электронные документы в госсекторе

Системы электронного документооборота в органах власти сегодня приобрели стратегическое значение для чиновников всех уровней, от федерального до муниципального. Ведомственные СЭД являются по сути бэк-офисом в процессе оказания госуслуг как в электронной форме через портал, так и через систему МФЦ, где первичные документы от заявителей принимаются в бумажной форме. Однако вне зависимости от формы первичных документов дальше вступает в игру №210-ФЗ, возлагающий на госслужащих обязанности по сбору информации, необходимой для оказания госуслуг, а эффективное выполнение его требований без электронного документооборота практически невозможно.

Указ Президента РФ №601 от 7 мая 2012 г. «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» устанавливает целевые показатели развития госуслуг в электронном виде: к 2018 г. возможность получать госуслуги в электронном виде должна быть доступна для 70% населения и при этом 90% получателей услуг должны быть довольны их качеством. Хотя текущая динамика является положительной, ее недостаточно для достижения заданных показателей, отмечается в докладе Минкомсвязи, который на конференции CNews «ИКТ в госсекторе» процитировал Алексей Козырев, директор департамента развития электронного правительства.

Очевидно, что на системном уровне понимание важности этой задачи есть: постановлением Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» установлено, что переход к ЭДО в органах власти необходимо завершить до 31 декабря 2017 г.

Но текущее состояние дел оставляет почву для сомнений: масштабные инвестиции в ИКТ в госсекторе, составляющие более 1 трлн руб., пока не дают ощутимого практического результата. «На сегодня не существует ни одной юридически значимой госуслуги, которая предполагает совершение каких-то юридически значимых действий – выдачу документа, изменение статуса гражданина и т. д., – переведенных в электронную форму. Все предоставляемые на ЕПГУ услуги носят информационный характер», – отмечает Олег Фомичев, статс-секретарь – заместитель министра экономического развития РФ.

«В целом ситуация с электронным правительством не очень утешительная: лишь около 5% услуг на ЕПГУ имеет работающую кнопку «получить услугу»; на 5-м этапе, когда услуга и ее результат предоставляются полностью в электронном виде, доступны лишь несколько десятков информационных услуг, а между тем заявлено, что к 1 января 2014 г. все услуги должны быть переведены на 5-й этап», – говорит Руслан Гаттаров, председатель комиссии Совета Федерации ФС РФ по развитию информационного общества.

Разумеется, не стоит ставить знак равенства между всей проблематикой создания электронного правительства и СЭД. Но следует учитывать, что СЭД является важным функциональным блоком электронного правительства, поэтому все высказанные критические замечания и озабоченность ходом реализации этого проекта к СЭД относятся в полной мере.

Государственные СЭД в облаках

Дисбаланс между информатизацией на региональном и федеральном уровнях служит одним из главных сдерживающих факторов развития электронных госуслуг. Так, в 2013 г. на информатизацию в федеральных ОГВ было выделено более 80 млрд руб., а в регионах пока расходы заметно меньше.

Тому есть и объективные технические и организационные причины: сложность современных ИКТ настолько выросла, что для их развертывания и сопровождения нужны не только значительные инвестиции, но также высококвалифицированный персонал, который редко доступен на региональном уровне и почти полностью отсутствует на муниципальном. Между тем именно на муниципалитеты ложится самая большая нагрузка по взаимодействию с населением.

Преодолеть этот разрыв между потребностями в информатизации и наличием инфраструктуры (включая кадровое обеспечение) помогают сегодня облачные технологии.

С проблемой автоматизации «последней мили» документооборота сталкиваются не только удаленные регионы, она также актуальна для Москвы, где во взаимодействие с мэрией включены не только департаменты правительства Москвы и префектуры, но также все подведомственные структуры – управы, территориальные органы, государственные учреждения, ГУПы, а также коммерческие организации, взаимодействующие с городом.

Решение было найдено в развертывании облачной платформы ЭДО на основе СЭД «Практика», которую эксплуатирует и поддерживает «Электронная Москва». На сегодняшний день к системе подключено более 1800 организаций, в ней работает более 42 тыс. пользователей, которые ежедневно создают около 5 тыс. документов и принимают более 7,5 тыс. резолюций. Всего за 2012 г. в единой системе электронного документооборота было выдано около 3 млн поручений.

В рамках презентации национальной облачной платформы «О7» компания ЭОС представила в мае 2012 г. облачный сервис электронного документооборота «О7.ДОК», созданный на платформе ЕСМ-класса eDocLib, который является решением, интегрированным с региональной инфраструктурой электронного правительства (РИЭП), предоставляемой «Ростелеком».

Электронный документооборот и бизнес

Положение страны в международных рейтингах, характеризующих деловой климат и ее инвестиционную привлекательность во многом зависит от сложности и длительности различных бюрократических процедур. Например, получение разрешения на строительство сейчас состоит из 42 процедур и занимает 344 дня, а к 2018 г. «Росстрой» должен уложить этот процесс в 11 процедур и 56 дней. Само собой разумеется, что для этого придется совершенствовать бизнес-процессы, избавляться от лишних документов и обеспечивать автоматизированное выполнение большинства функций, что подразумевает и развитие СЭД.

Распоряжение Правительства от 11 июня 2013 г. №953-р утвердило план мероприятий («дорожную карту») «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса».

Первый раздел плана звучит так: «Создание правовых условий массового внедрения электронного документооборота во всех сферах российской экономики», он включает в себя следующие мероприятия: отмену ограничений на использование электронных документов при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти (февраль 2014 г.); унификацию форматов обмена данных при взаимодействии государства и предпринимателей с учетом международных стандартов (июнь 2014 г.); внесение изменений в законодательство РФ, предусматривающих возможность архивирования документов, обязательных для сохранения на длительный срок, в электронном виде, в том числе электронных образов документов, скрепленных электронной подписью (май 2015 г.); возможность использования электронных документов в суде (март 2016 г.).

Реализация плана состоит из двух частей: юридической и технологической. Наблюдаемая динамика изменения законодательства в интересах электронного документооборота позволяет предполагать, что большинство законов и нормативных актов будет принято вовремя или с небольшими задержками.

С другой стороны, готовность государственных заказчиков и разработчиков СЭД к существенной трансформации своих систем, которые должны, если следовать классификации Gartner Pace-Layered Application Strategy, превратиться из учетных (systems of records) в системы для инноваций (systems of innovations), чтобы реализовать те фундаментальные изменения в бизнес-процессах, которые на сегодня требуются, потому что никакая, сколь угодно изощренная, автоматизация устаревших бюрократических процедур не будет способствовать повышению эффективности работы госаппарата.

Версия для печати