Энциклопедия маркетинга

Мастерство проведения встреч с малыми группами

Способность хорошо и убедительно говорить на встречах с небольшими группами людей может оказать не просто большое, а огромное влияние на вашу жизнь и карьеру. В бизнесе люди непрерывно оценивают вас. Осознанно или нет, они постоянно пересматривают свое мнение о вас и меняют его в ту или иную сторону — мнение о вашей личности, компетентности, способностях и степени, до которой вам можно доверять. По этой причине вам следует воспринимать деловые встречи как важные для карьеры события. Вы не можете себе позволить пустить общение с двумя или более коллегами на самотек, особенно с учетом того, что 50 процентов времени, затрачиваемого на менеджмент, проходит на разного рода заседаниях и собраниях. При этом, по мнению большинства людей, из-за плохой организации и слабого планирования половина времени в ходе совещаний тратится впустую.

Как говорит Питер Друкер¹: «Встреча — важнейший инструмент руководителя». Руководителем он называет каждого, кто несет ответственность за результат. Исходя из этого определения, буквально каждый человек может считаться руководителем, в том числе и вы.

Встречи с небольшими группами людей имеют большое значение

Многие ваши презентации и выступления будут проходить перед малочисленными группами людей, а то и перед одним или двумя представителями какой-нибудь компании. К таким встречам тоже нужно готовиться. Необходимо планировать их не менее тщательно, чем выступления перед огромной аудиторией. Каждая такая встреча может в корне изменить ход и направление развития вашей карьеры.

Несколько лет назад мне довелось руководить тренингом по вопросам стратегического планирования в крупной компании. На семинар слетелись руководители ее подразделений со всех уголков страны. В ходе занятий группка менеджеров из головного офиса демонстрировала явную незаинтересованность в обсуждении данной темы. Но были среди присутствующих и двое представителей небольших подразделений компании из глубинки, которые явно хорошо подготовились к мероприятию и принимали активное участие в дискуссиях по каждому выносимому на обсуждение вопросу.

В одном из перерывов мы с президентом компании заговорили об успехах слушателей семинара, и он спросил меня: «Вы заметили, сколько хороших идей эти двое выдвинули во время занятий?» Для всех было очевидно, что два руководителя из провинции были лучше подготовлены к встрече и принимали в ней более активное участие, чем все остальные. На президента компании это явно произвело впечатление.

Примерно через месяц на деловой страничке местной газеты я заметил небольшое объявление, в котором сообщалось, что в компании назначены два новых вице-президента. Ими стали как раз те региональные руководители. Кстати, несколько лет спустя один из них вырос до должности президента компании с оборотом в несколько миллиардов долларов. Его активное участие в работе семинара еще молодым менеджером не осталось незамеченным и отразилось на всей его карьере.

А еще через несколько месяцев компания объявила о «досрочном выходе на пенсию» топ-менеджеров из головного офиса, которые во время того семинара сидели молча со скучающим видом. На том их карьера в компании и завершилась.

Тщательно подготовьтесь

Эффективность встречи начинается с тщательной подготовки к ней. Ваша готовность, как, впрочем, и неготовность, мгновенно становится очевидной для всех присутствующих.

Если вы собираетесь вести встречу, отнеситесь к ее планированию не менее внимательно. Подготовьте повестку дня. Выберите людей, которых хотите пригласить, и сообщите им, какого вклада в работу собрания вы от них ожидаете. Организуйте мероприятие так, как будто оно — очень важная часть вашей деловой жизни, потому что так и есть.

Если вы всего лишь участник собрания, спланируйте свою работу в нем. Узнайте, в чем цель встречи, и подумайте, какой вклад вы можете внести в ее достижение. Многие люди, присутствующие на деловых мероприятиях, просто тихо сидят и ждут, когда все кончится. К сожалению, принято считать: если человек ничего не говорит, значит, ему и сказать нечего. Вряд ли вы захотите произвести подобное впечатление.

Выберите подходящее место

Доберитесь до места проведения встречи заранее, чтобы иметь возможность выбрать себе хорошую позицию. Если собрание организуете вы сами, сядьте спиной к стене и лицом к входу, чтобы держать помещение в поле зрения и замечать, кто входит и выходит. Когда я лично провожу встречи, особенно важные, я заранее продумываю, кого куда лучше усадить. Таким образом я себе гарантирую, что самые важные люди займут лучшие места.

Если мероприятие организует кто-то другой, выберите место, откуда вы сможете видеть двери в зал и при этом будете сидеть или по диагонали от ведущего, или прямо напротив него. Если вы не знаете, кто и где располагается, спросите у организатора, какое место он вам посоветует занять. Но и в этом случае у вас останется возможность, хоть и ограниченная, занять выгодное для себя местечко. Не стесняйтесь ею воспользоваться: спросите, можно ли сесть в приглянувшемся вам кресле или поменяться местами с кем-либо из присутствующих. Постарайтесь сесть спиной к стене или в таком месте, откуда вы сможете поддерживать зрительный контакт с самым важным человеком на этом собрании. Место немаловажно. Порой и от него зависит, сумеете ли вы внести весомый вклад в общее дело и сможете ли быть достаточно убедительными.

Будьте пунктуальны

Начинайте вовремя. Примите, что те, кто опаздывает, не придут, и начинайте. Поблагодарите присутствующих за то, что они пришли, и сообщите им, по какой причине вы собрались. Объявите всем повестку дня и порядок проведения собрания. Скажите о длительности встречи, чтобы все знали, к которому часу она закончится.

Типы встреч

Деловые встречи можно поделить на четыре типа в зависимости от цели их проведения.

1. Решение проблемы. Цель такого типа встреч — обсудить проблему и согласовать решение.
2. Донесение информации до сведения участников. Мероприятия подобного рода проводятся с целью поделиться с коллегами некой новой информацией или полученными сведениями и удостовериться, что все в курсе произошедших перемен и своих задач.
3. Объявление о выходе нового продукта. Такие встречи созываются с целью ознакомить собравшихся с новыми продуктами и услугами, которые компания вывела на рынок или думает вывести.
4. Сплочение команды. Цель собраний такого типа — собрать людей вместе, чтобы поговорить о том, чем они занимаются и насколько успешно это делают. Тимбилдинговые собрания — эффективная форма поднятия командного духа, который очень важен для компании.

Если вы ведущий встречи

Если вам предстоит вести собрание, нужно хорошо к нему подготовиться. Составьте текст-резюме, чтобы ознакомить участников с основными идеями, которые собираетесь обсудить на собрании. Если планируете использовать PowerPoint или флипчарты², то вам необходимо подготовить их заранее и прорепетировать свое выступление с ними. Удостоверьтесь, что у вас под рукой есть все необходимое для проведения встречи профессионально и без осечек.

Когда будете готовить повестку дня, начните с самых важных моментов. Так вы себя застрахуете: даже если на обсуждение уйдет слишком много времени, то вы успеете рассмотреть те 20 процентов вопросов, от которых на 80 процентов зависит успех собрания.

Если вы участник встречи

Если вы приглашены на встречу просто как участник, постарайтесь задать вопрос, сделать заявление или занять позицию по какому-либо поводу в течение первых пяти минут собрания. Люди, которые берут слово в первые несколько минут встречи, обретают в глазах других участников существенный вес и авторитет. Тех же, кто решается высказать свое мнение гораздо позже, часто игнорируют и считают не особо важными персонами.

Цель любого собрания, большого или маленького, заключается, как бы то ни было, в осуществлении неких действий. В процессе обсуждения вам или кому-то из коллег следует поинтересоваться и даже потребовать ответа на вопрос, что будет предпринято по итогам дискуссии и проголосованного в результате решения.

Предложите себя на роль ответственного

Один из способов проявить активность — предложить выполнить то, что нужно сделать. В любой организации, в каждом коллективе 20 процентов людей проделывают 80 процентов работы. Участники собраний, которые постоянно сами предлагают взять на себя выполнение задачи и добровольно взваливают на себя ответственность, воспринимаются окружающими как самые важные и влиятельные члены коллектива.

После того как обсуждение окончено, нужно спросить: «Какой у нас план действий по этому пункту? Что мы делаем дальше?» Поднимите руку и добровольно возьмите на себя ответственность за выполнение того или иного пункта. Чем больше инициативы вы будете проявлять, тем выше будет ваша ценность для коллектива и самых важных людей на собрании.

Подготовьтесь заблаговременно

Когда от вас требуется подготовить некую информацию для собрания, вы всегда можете применить формулу PREP. Начните с формулирования своей точки зрения, обоснуйте, почему вы ее придерживаетесь, приведите в качестве примера какой-нибудь случай, историю, цитату, которые проиллюстрируют верность обоснования, а затем, закругляясь, повторно огласите ее. Применяя этот довольно простой подход, вы, несомненно, произведете благоприятное впечатление на организаторов и участников мероприятия высоким уровнем подготовки.

Будьте обходительны и убедительны

Успешность участия в работе собрания зависит от вашего умения убеждать — от того, сможете ли вы изменить направление дискуссии в нужную вам сторону и повлиять на принятие окончательного решения.

Чтобы вы могли убедить собравшихся в чем-то, вы должны им понравиться. Чтобы нравиться, нужно быть приятным человеком. Ведь люди должны добровольно поддержать вас и одобрить ваши идеи и позицию. Секрет влияния и обаяния довольно прост: сделайте так, чтобы окружающие почувствовали себя важными людьми.

Существует шесть способов (так называемые шесть «А»³) дать присутствующим на собрании или другом деловом мероприятии возможность ощутить себя высоко ценимыми людьми. Практикуйтесь в использовании этих приемов. Они помогут вам говорить так, чтобы побеждать.

1. Принятие. Она из сильнейших человеческих потребностей — потребность быть принятым окружающими. Вы можете показать, что принимаете человека, посмотрев ему в глаза и улыбнувшись. Сделайте это и тогда, когда он войдет в помещение и скажет что-нибудь или другим образом внесет свой вклад в работу собрания. Тем самым вы поможете ему почувствовать себя важным и ценимым, повысить свою самооценку и улучшить представление о самом себе. В итоге у него на подсознательном уровне возникнет желание поддержать вас в том, что вы будете предлагать или утверждать.

2. Признание. Каждый раз, когда вы даете высокую оценку действиям или словам другого человека, вы повышаете его чувство собственного достоинства, а также свою привлекательность в его глазах. Самый простой способ выразить свою признательность — сказать «спасибо» за то, что он сделал или сказал и что оказалось полезным и конструктивным. Вы можете поблагодарить людей за то, что приехали вовремя. За то, что высказали замечания, помогли вам или поправили.

Каждый раз, когда вы благодарите человека за что-то, вы тем самым стимулируете его к тому, чтобы он и впредь вел себя так же и даже еще больше усердствовал в этом деле. Когда кто-то получает признание, он чувствует себя более важным, ценимым и уважаемым. Слово «спасибо» — мощный инструмент повышения собственной привлекательности в глазах окружающих и обеспечения их готовности к сотрудничеству и поддержке вашей позиции.

3. Восхищение. Авраам Линкольн говорил: «Мы все чувствительны к комплиментам». Хваля людей за их слова, действия или нечто, чем они обладают, вы даете им основание почувствовать себя более важными и значимыми, а также начать относиться к вам с большей симпатией.

Непрерывно ищите поводы сделать человеку комплимент. Вы можете похвалить его портфель, сумку или ручку. Можете восхититься его нарядом или внешностью. Если он сообщил вам какую-нибудь информацию, можете отметить, как хорошо он выразился. Даже если просто посмотрите на него, улыбнетесь и кивнете приветственно, вы дадите ему повод почувствовать свою значимость, а также готовность поддержать вас, если вы сделаете какое-нибудь предложение.

4. Одобрение. Как известно, доброе слово и кошке приятно. Чтобы заслужить одобрение, люди готовы на подвиги. Одобрение им жизненно необходимо, особенно когда оно исходит от людей, которых они уважают и чьим мнением дорожат. Каждый раз, когда вы одобряете поступки или слова другого человека, вы повышаете его чувство собственного достоинства, улучшаете его мнение о себе и даете ему повод относиться к себе и к вам лучше прежнего.

Чтобы одобрение упало на благодатную почву, оно должно быть своевременным и конкретным. Когда кто-нибудь делает ценное предложение, сообщает важную информацию или другим способом вносит вклад в работу собрания, сразу же скажите что-нибудь вроде: «Отличная мысль!» И придайте своим словам конкретики: «Эти данные действительно впечатляют. Им цены нет».

Чем активнее вы будете хвалить работу и вклад других людей, тем старательнее они станут добиваться вашего одобрения в будущем и тем вероятнее, что в дальнейшем начнут поддерживать ваши идеи и точку зрения.

5. Внимание. Люди всегда обращают внимание на то и на того, кто им нравится. Как говорится: «Жизнь — это наука о внимании». Когда вы уделяете кому-то особое внимание, человек начинает чувствовать себя более важным и значимым. Что для этого нужно делать? Просто слушать его заинтересованно и не перебивать. Смотрите ему в глаза и ловите каждое слово. Кивайте, улыбайтесь и соглашайтесь, как будто высказывания собеседника чрезвычайно ценные и даже пророческие.

Когда окружающие понимают, что их внимательно слушают, их самооценка повышается. Мозг начинает вырабатывать эндорфины, и они чувствуют радость и позитивный настрой в отношении себя самих и своей работы. А еще они начинают ассоциировать вас со своим хорошим настроением, и ваше влияние на них существенно усиливается.

6. Согласие. Этот последний, шестой способ дать людям возможность ощутить собственную значимость можно применять на любом собрании с любым количеством участников. Просто нужно соглашаться с ними. Вы можете выражать согласие, даже если не разделяете чьей-то точки зрения.

Когда кто-нибудь высказывает мнение, которое вы не разделяете, вместо того чтобы спорить с ним, чем только разозлите человека и заставите занять оборонительную позицию, скажите: «Интересная точка зрения. Я об этом раньше как-то не задумывался. Правда, моя идея не вполне согласуется с вашей, но мне бы хотелось получше разобраться в ней».

Если вам необходимо выразить явное несогласие, можете воспользоваться приемом под названием «Несогласие третьей стороны». Вместо того чтобы заявить: «Я с вами не согласен», вы можете сказать: «Это интересная позиция. Но что вы ответите тому, кто с вами не согласится и спросит вас о том или этом?»

Иначе говоря, вы выражаете свое несогласие словами некоего третьего, несуществующего человека. Попросите собеседника защитить свою точку зрения перед гипотетическим оппонентом. Таким образом вы снимете с его плеч лишний эмоциональный груз и дадите ему возможность отстоять свое мнение, не чувствуя себя вынужденным оправдываться или защищаться от реально присутствующих на встрече.

Остерегайтесь критики и проявлений негативизма

Если вы ведете собрание, то знайте: в ваших руках сосредоточена огромная власть. Все смотрят на вас и воспринимают как своего лидера. Все, что вы говорите, будет воспринято и помножено во стократ — как ваши позитивные замечания, так и негативные.

Когда люди делятся своими идеями и предложениями, вам следует кивать, улыбаться и поддерживать их. Ведь если человек берет слово на собрании, то он как будто выступает со сцены. Любой комментарий от любого присутствующего, особенно от человека, занимающего более высокий пост, будет многократно усилен в восприятии выступающего. Любое слово может дать ему почувствовать себя важным и ценимым или атакуемым и уязвимым. Поэтому будьте осторожны в высказываниях.

Даже небольшое критическое замечание, удивленно поднятая бровь или недовольный взгляд в сторону оратора будут замечены всеми присутствующими и заставят человека почувствовать униженность и незащищенность. Вы должны использовать свое положение ведущего очень внимательно, всячески оберегать достоинство и самоуважение каждого из участников встречи независимо от того, что вы думаете о его идеях и комментариях.

Если вы недовольны тем, что говорит или делает другой человек, сохраняйте спокойствие, продолжайте относиться к нему доброжелательно, особенно на виду у всех, и отложите выяснение отношений для разговора наедине. Договоритесь о личной встрече. Правило гласит: на публике — хвалить, ругать — с глазу на глаз.

Избегайте всего, что препятствует коммуникации

Когда вы сидите напротив человека — например, с другой стороны стола, — разделяющий вас предмет мебели может сыграть роль физического и психологического барьера для коммуникации. Он будет наводить вас на мысль, которая может укрепиться у вас на уровне подсознания, а именно: что вы с собеседником занимаете противоположные позиции и что вам не удастся достичь согласия.

Чтобы избежать подобной ситуации, лучше всего попросить, чтобы вас усадили наискось от ключевой фигуры на данной встрече. Если вы будете сидеть рядом с человеком, а не напротив него, невидимые барьеры падут сами собой, и ваше общение получится более теплым и дружеским. Не бойтесь дать ясно понять, что вы не хотите сидеть напротив определенного человека, а предпочитаете сесть рядом, так, чтобы у вас с ним был непосредственный зрительный контакт.

За долгие годы жизни мне ни разу не встречался человек, который отказал бы мне в такой просьбе или как-либо возразил. В большинстве случаев люди просто не задумываются над подобными вопросами и бывают даже рады тому, что я поднял тему.

Резюме

Подготовка — признак профессионализма в любой области. Чем тщательнее вы подготовитесь к встрече, тем результативнее она пройдет и тем лучше будет ее итог.

И не важно, что это за встреча и сколько человек на нее приглашены — хоть один-единственный.

Сила всегда на стороне того, кто лучше всех подготовился. Тот же, кто приходит на встречу неподготовленным, лишается возможности добиться желаемого результата — иногда частично, а иногда и полностью.

Ваша работа — каждый раз говорить так, чтобы побеждать. Ваша задача — быть важным участником каждой дискуссии. Ваша цель — убедить других в правильности своей точки зрения и произвести впечатление на тех, кто составляет ваш мир. Всего этого можно добиться, только если тщательно готовиться к каждой встрече, которую вы проводите и в которой участвуете, а также если использовать приемы, позволяющие присутствующим почувствовать себя значимыми.

Мастерство ведения презентаций и переговоров в малых группах

Большинство возможностей набрать «очки» своим выступлением будет представляться вам во время деловых встреч с небольшими группами людей. Как я говорил в предыдущей главе, очень важно знать, как следует вести такие собрания и как участвовать в них эффективно. Нередко вас будут приглашать на встречи, для того чтобы вы провели презентацию, изложили свою точку зрения, представили свой продукт или стратегию, то есть убедили остальных согласиться с вами и поддержать рекомендуемый вами образ действий.

Деловые встречи — важный инструмент для любого руководителя, но презентации, которые на таких встречах проводятся, зачастую еще важнее. Карьера многих получила совершенно новое направление развития, после того как они сделали эффективную презентацию для небольшой группы людей, наделенных правом принимать решения. С вами такое тоже может произойти.

Презентация для малой группы может привести к большому карьерному росту

Каждый раз, когда вы будете выступать с презентацией перед малой группой людей, представляйте себе, что ваше будущее и карьера висят на волоске. Представляйте, что эта встреча будет снята на видео, которое затем покажут тысячам зрителей, что во время встречи вас снимут скрытой камерой, а презентацию станут транслировать на всю страну.

Иными словами, отнеситесь к своему делу со всей серьезностью. Чем тщательнее вы подготовитесь, тем внимательнее к вашим словам прислушаются участники встречи.

Как и во всех других случаях, на собраниях любого рода и масштаба, подготовка к встрече служит ключом к успеху. Ваш триумф или провал на 90 процентов зависят именно от нее. Как сказал мне один выдающийся юрист, «я не верю в то, что бывает чрезмерная подготовка».

Начинайте с мыслью о финале

Определите цели презентации. Представьте себе, что презентация прошла превосходно, и подумайте, каким будет в таком случае ее исход?

Думайте с ручкой и бумагой в руке. Перечислите лучшие результаты, к которым презентация могла бы привести, если бы прошла абсолютно эффективно и вы добились поставленных целей. Чем яснее вы будете видеть идеальный вариант исхода, тем выше вероятность, что вы к нему в итоге и придете.

Помните: любая встреча предполагает переговоры

Когда вы готовите презентацию для небольшой группы людей, надеясь убедить их в необходимости поддержать вас, вы вступаете с ними в своеобразные переговоры. Каждый человек приходит на встречу со своими идеями и желаниями. Ваша цель — объединить всех вокруг своей точки зрения и уговорить их следовать вашим рекомендациям. Соответственно, вам придется постепенно изменить их точку зрения, а в некоторых случаях — и весь образ мыслей.

Рассуждайте как юрист

Для подготовки к презентации используйте «метод юриста». Что делают юристы? Прежде чем приступить к защите своего клиента, они прокручивают в уме защиту оппонента. Что делать вам? Перечислите на листе бумаги все, что, по вашему мнению, потребуют и станут отстаивать другие участники встречи и что противоположно тому, чего хотите добиться вы. Будьте максимально точны: если вы владеете необходимой информацией, постарайтесь «приписать» конкретные возражения конкретным людям, с которыми будете разговаривать.

Отличайте страсть от страха

Пару раз в году я провожу переговоры с группой руководителей одной крупной корпорации. Подготовку к встрече я начинаю с перечисления вероятных возражений с их стороны, тревог и оснований для скептицизма и колебаний. Я знаю: больше всего они остерегаются перемен. Такая реакция довольно распространена: вы будете с ней часто сталкиваться во время презентаций. Люди неохотно покидают зону комфорта и противятся любым попыткам или предложениям вывести их из этой зоны.

Существуют только два мотива, которые способны вынудить их принять ваше предложение, как, впрочем, и отважиться на любое другое решение о перемене. Это страх и страстное желание чего-либо. Люди боятся потерять время, деньги, репутацию, преимущество и тому подобное. Чем же они страстно желают обладать? Временем, деньгами, долей рынка, возможностями и многим другим.

Психологи утверждают, что мотивационная сила страха в два с половиной раза превышает мотивационную силу желаний. Иначе говоря, если подчеркивать то, что участники встречи могут потерять, отказавшись от вашей идеи, то ваши аргументы зазвучат для них в два с половиной раза убедительнее, чем если ставить акцент на том, что они выиграют от ее принятия. Во многих случаях, однако, ваше предложение будет строиться именно на том, какую пользу участники встречи извлекут, приняв вашу идею. Основная причина, по которой люди соглашаются что-либо сделать, вертится вокруг слова «улучшение». Иными словами, человек решается на некие действия, потому что верит: в результате этих действий он заживет лучше, чем в том случае, если ничего не предпримет.

Поэтому даже тогда, когда вы апеллируете к чувству страха — страха отвержения, критики, потерь, неудобств, неодобрения, осмеяния и тому подобного, — вы всегда будете предлагать участникам дискуссии еще и некое решение, которое поможет избежать всего того, чего они боятся, и улучшит их ситуацию, если они примут ваш совет.

Войдите в положение участников встречи

Когда вы устраиваете презентацию для группы людей, вам на практике приходится иметь дело с несколькими совершенно разными личностями. Это означает, что у каждого из присутствующих есть свои страхи и желания разной интенсивности. Чем точнее вы будете представлять себе, к чему стремятся эти люди и чего они боятся, тем легче вам будет адаптировать свое выступление к ситуации, чтобы развеять их страхи и подтвердить ожидания.

Я знаю, что руководители той компании, о которой я упоминал, активно противятся переменам, но вместе с тем они страстно желают увеличить свои продажи и прибыль. Поэтому я всегда убедительно доказываю, что определенные действия позволят им реализовать свои желания. После этого, чтобы рассеять их страх потерь, предлагаю устроить проверку моей идеи — за небольшую плату или вообще бесплатно — и удостовериться в ее способности обеспечить ожидаемые доходы и прибыль.

За долгие годы работы я убедился: люди охотно соглашаются на ограниченное тестирование новой идеи, если сопряженные с ним риски тоже ограничены. И наоборот, крайне неохотно соглашаются на проверку неиспытанной еще идеи, если существует риск потерять крупную сумму денег.

Узнайте, чего боятся люди

Большинство людей опасаются стать жертвой манипуляции. Они боятся, что ими могут воспользоваться или вынудить их сделать нечто, что идет вразрез с их краткосрочными или долгосрочными интересами. Боятся, что им продадут продукт, услугу или идею, которые им не нужны, не удастся применить или которые они не могут себе позволить. А еще люди боятся, что в конечном итоге, после принятия рекомендации, они окажутся в худшем положении по сравнению с первоначальным.

Люди мучаются всеми этими страхами, потому что каждому с детства знакома ситуация: когда делаешь что-либо по чужой инициативе, пользу из этого извлекают другие, а для вас все кончается плохо. В результате, почти как у собаки Павлова, у них формируется своеобразный рефлекс на любые попытки убедить их сделать что-нибудь. Человек начинает ко всему относиться настороженно и с подозрением. Каждый раз, когда у него возникает ощущение, что им воспользовались или с ним обошлись несправедливо, он говорит себе как сознательно, так и на уровне подсознания: «Я не допущу, чтобы со мной еще раз так поступили». При подготовке презентации вы должны учитывать и этот характерный для людей настрой.

Ослабьте сопротивление слушателей

Каждый раз, когда вы будете проводить презентацию новой идеи, продукта или услуги, в умах и сердцах слушателей начнут просыпаться страхи. Они будут воспринимать ваши слова с недоверием и противиться вашим предложениям. Ваша задача — сделать в процессе выступления все возможное, чтобы ослабить сопротивление аудитории и лишить ее повода для скептицизма.

Используйте в своей презентации метод Сократа: когда захотите посвятить другого человека или группу людей в новую идею, начните с фактов и обстоятельств, по которым у вас с ними уже существует консенсус и которые не вызывают разногласий. Только затем переносите эти факты в области, которые для собеседников могут быть новыми и вызывать опасения.

Ведение переговоров по поводу крупных сделок

Мне нередко доводится вести переговоры о крупных контрактах в условиях, когда с одной стороны стола сижу я, а с другой — шесть, а то и десять топ-менеджеров и представителей компании. В таких случаях я всегда следую стратегии, которая меня ни разу не подводила и неизменно доказывала свою успешность.

Итак, для начала берем контракт или протокол о намерениях на 30, 40 или даже 50 страниц. Я заранее внимательно обдумываю в нем каждый пункт, чтобы ясно себе представлять, какие из них для меня имеют наибольшее значение, а какие имеют особую важность для другой стороны. Затем мы просматриваем контракт абзац за абзацем, строчка за строчкой, обсуждая и соглашаясь или не соглашаясь с каждым пунктом по очереди.

Восемьдесят процентов всевозможных статей, пунктов и подпунктов договоров, как правило, бывают стандартными и не вызывают разногласий. Поэтому мы обычно легко перечитываем документ, с самой первой страницы до последней, и фиксируем свое согласие со всем, с чем согласны. Когда же мы натыкаемся на пункт в контракте, по поводу которого у нас есть разногласия, я провожу краткую дискуссию, чтобы понять мысли и чувства другой стороны. После этого говорю: «Почему бы нам не отложить на время обсуждение этого вопроса и не вернуться к нему позже?» Затем мы переходим к следующему пункту, вызывающему разногласия, и так шаг за шагом продолжаем работу, пока не доходим до конца документа, откладывая «в сторону» все спорные пункты, чтобы они не прерывали ход переговоров.

После того как весь контракт просмотрен и по большинству его параграфов достигнуто согласие, мы возвращаемся к спорным вопросам. Каждый пункт обсуждается как можно тщательнее. Если какой-то вопрос вызывает острую эмоциональную реакцию, я снова предлагаю отложить его на время.

Со второго захода мы обычно решаем восемьдесят процентов из тех двадцати процентов спорных вопросов, которые обнаружились во время первого прочтения. После этого для дальнейшего обсуждения и согласования остается примерно 4 процента от всего текста договора. Иными словами, к этому моменту мы достигаем согласия по 96 процентам пунктов и подпунктов контракта. Все участники переговоров настроены позитивно, и все чувствуют: дело движется, прогресс налицо. Теперь мы можем вернуться и еще раз детально, но уже менее эмоционально и более открыто обсудить все неразрешенные вопросы в контракте.

Закон четырех

В переговорном деле действует так называемый закон четырех. Он гласит: при ведении любых переговоров необходимо обсуждать и решать только четыре основных вопроса. А еще он гласит, что разные стороны могут по-разному ранжировать эти вопросы с точки зрения приоритетности и значимости для достижения согласия. Например, одна из сторон может беспокоиться, прежде всего, о цене «предмета торга», а другая — о качестве и скорости доставки. В таком случае переговоры могут завершиться достижением удовлетворяющего всех решения, в соответствии с которым требуемая цена утверждается при условии обеспечения надежной доставки и неизменно высокого качества. Ситуация может зайти в тупик только в том случае, если обе стороны имеют несгибаемую позицию по одному и тому же вопросу, например цене. Поэтому, прежде чем устраивать презентацию, необходимо выполнить одну важную задачу — определить эти самые четыре главных вопроса, до которых вы в ходе дискуссии рано или поздно дойдете. После чего вы должны решить, как сможете удовлетворить, нейтрализовать или компенсировать требования партнеров, чтобы получить устраивающий вас ответ на вопросы, которые вы для себя считаете главными.

Презентация или переговоры — принципы те же

Какой бы длительной презентация ни была и как бы драматично ни проходила, она вряд ли может сравниться с переговорами, которые длятся порой по несколько дней, когда на кону оказываются большие деньги и самолюбие многих людей. Но принципы ведения и презентаций, и переговоров, по сути, одни и те же. И в том и в другом случае вы должны обдумать все поводы для беспокойства, имеющиеся у партнеров, а также четыре основных вопроса, по которым нужно достичь согласия, если вы хотите добиться прогресса. Затем нужно распланировать процесс таким образом, чтобы в итоге прийти к своей цели.

Думайте над листом бумаги

При подготовке презентации думать следует с ручкой и бумагой в руке. Запишите все возражения, которые могут возникнуть у интеллигентного человека: почему ему не стоит соглашаться с вашей идеей и принимать ваше предложение. Затем напротив каждого из этих доводов запишите хотя бы по одному логичному ответу.

Если во время встречи прозвучит какое-нибудь возражение или вопрос, вам следует отнестись к нему с величайшим уважением и показать, что вы собираетесь внимательно над ним подумать. Выразите свое понимание тревоги собеседника, согласие и признательность за интерес. Затем изложите свой заранее продуманный ответ на данное возражение так, как будто он только что пришел вам на ум.

Излучайте благоразумие и сговорчивость

Какие бы доводы, возражения и соображения ни высказывали собеседники по поводу вашей идеи, всегда относитесь к ним вежливо, любезно и доброжелательно. Никогда не подливайте масла в огонь. Чем скромнее и дружелюбнее вы будете себя вести, обсуждая вопросы или контрдоводы людей, принимающих участие во встрече, тем охотнее они станут воспринимать ваши идеи. Помните: если подсластить горькую пилюлю, ее будет не так трудно проглотить.

И еще, устраивая презентацию для небольшой группы людей, не превращайте свое выступление в драматический монолог. У вас должен получиться диалог. Изложите свою точку зрения, дайте краткое заключение, обобщите сказанное, а затем попросите участников встречи задать свои вопросы и высказать замечания.

Вовлекайте собеседников

Чем больше вы вовлекаете аудиторию в дискуссию в ходе выступления, тем лучше будете понимать мысли и чувства слушателей и тем вероятнее придете к согласию по окончании встречи.

В ходе презентации нужно выполнять также одно чрезвычайно важное правило групповой динамики, а именно: каждый член группы должен чувствовать, что вы относитесь к нему точно так же, как к любому другому члену группы.

Используйте групповую солидарность

Если вы относитесь к представителям группы доброжелательно и с уважением, каждый член группы будет чувствовать, что ваше отношение обращено и к нему лично. Ведь в коллективе человек ощущает себя частью целого. И наоборот, если проявлять нетерпимость и раздражение по отношению хотя бы к одному из собеседников, то и все остальные члены группы почувствуют ваше пренебрежение ими. Поэтому будьте осторожны.

Определите неофициальную иерархию

Хотя вам необходимо относиться ко всем собеседникам одинаково уважительно, при подготовке к презентации для небольшой группы людей важно «вычислить» неформальную иерархию в ней. Во многих случаях один из членов группы бывает все же «важнее» остальных. Обычно мнение этого человека — высказанное или нет — имеет больший вес, чем мнение кого-либо другого из присутствующих.

Как правило, у всех членов группы есть свое место в иерархии. Кто-то из них будет первым по значимости, кто-то — вторым, кто-то — третьим. Не исключено, что на встрече могут присутствовать люди, имеющие совсем небольшое или вообще не имеющие никакого влияния.

Чтобы презентация увенчалась успехом, вы должны четко представлять себе, кто из присутствующих на ней имеет наибольший «вес», и организовать свое выступление таким образом, чтобы постоянно обращаться к этой самой влиятельной персоне. В одних случаях самый важный человек будет говорить меньше всех, в других, наоборот, может говорить больше всех.

Помните: разные страны — разные подходы

Недавно я был в одной из стран Персидского залива и проводил там семинар на тему стратегии и тактики ведения переговоров для людей из арабского мира. Готовясь к поездке, я узнал, что в арабских странах тот из присутствующих на встрече, кто сидит спокойно и говорит меньше всех, и есть человек, наделенный наибольшей властью. Тот же, кто говорит больше всех и задает множество вопросов, исполняет роль мальчика на побегушках. Часто он является наименее значимой и влиятельной личностью на переговорах. Если бы я об этом не прочитал, то мог бы ошибочно посчитать самого словоохотливого человека наиболее важной персоной.

В западных странах самый высокопоставленный человек на переговорах может говорить много, а может быть крайне немногословным. В любом случае вам необходимо понять, кто главный, и регулярно обращаться к нему в процессе выступления. Говорите так, как будто адресуете свою речь именно ему, а затем обводите взглядом остальных присутствующих, устанавливая зрительный контакт с каждым из них по очереди. После чего снова возвращайтесь к самому важному человеку, чтобы убедиться, что он следит за вашей мыслью и понимает доводы, которые вы приводите.

Переговоры — улица с двусторонним движением

Между степенью вовлеченности в беседу и приверженностью достигнутым в ходе диалога соглашениям существует прямая связь. В разговоре со своими сотрудниками, например, чем активнее вы будете подбадривать их задавать вопросы, комментировать сказанное, соглашаться или не соглашаться с вами, тем активнее они начнут вовлекаться в принятие и исполнение решения, для которого созывалось собрание. Если люди ничего не комментируют и не задают вопросов, то они и не связывают себя с темой обсуждения. Они просто слушают. Ничего не говоря, сотрудники тем самым отмежевываются от решения, которое будет принято, и снимают с себя ответственность за любые действия по его выполнению.

Альфред Слоун, один из основателей General Motors, любил созывать топ-менеджеров для обсуждения нового продукта или стратегии компании. В конце заседания он обычно спрашивал, какие есть вопросы и замечания к сказанному. Если никто ничего не говорил или все соглашались с представленными идеями, Слоун обычно заключал: «Видимо, люди в этой комнате не понимают значения обсуждаемого вопроса. Если все согласны, то мы должны разойтись и позже собраться снова. Надеюсь, к тому времени у сидящих за этим столом появятся комментарии и возражения».

Опытным путем Слоун, как и многие руководители и спикеры, вывел один важный принцип: если никто ничего не говорит или все согласны, значит, над идеей никто всерьез не размышлял. А еще это означает, что люди начнут задумываться о последствиях гораздо позже, и эти запоздалые мысли могут сорвать весь проект. Тогда все усилия пойдут насмарку.

Займите правильную позицию

Устраивая презентацию для небольшой группы людей, организуйте пространство таким образом, чтобы у вас за спиной была стена, а вход в помещение находился напротив вас. В таком случае люди смогут приходить и уходить, не нарушая хода встречи, а вы сможете видеть каждого из них.

Лучше всего, если столы для презентации будут расставлены в форме буквы «п», при этом вы будете выступать, находясь в открытом пространстве «внизу» буквы, а участники встречи будут сидеть по периметру с внешней стороны. Таким образом, почти все будут видеть всех, и у вас со всеми будет прямой зрительный контакт.

Нередко, однако, стулья расставляют рядами, так что все сидят лицом к вам, не видя лиц других участников встречи. При такой конфигурации у людей почти не остается возможности для коммуникации и обмена идеями, осуществляемого пусть даже одной только улыбкой, поднятием брови, пожиманием плеч и тому подобными жестами. Всегда старайтесь переставить столы и стулья так, чтобы каждый видел каждого и вас тоже.

При проведении собраний по вопросам стратегического планирования всех руководителей компании я рассаживаю с внешней стороны п-образного стола. И, когда выношу на обсуждение вопрос или идею, обхожу стол, двигаясь мимо каждого присутствующего и приглашая его ответить или прокомментировать сказанное. Я придерживаюсь этого метода ведения дискуссий уже много лет, и он неизменно доказывает свою эффективность. В результате каждому гарантируется возможность видеть и слышать говорящего, пока тот делится своими соображениями. К тому моменту, когда я дохожу до конца стола, у нас уже успевает состояться обстоятельное и всестороннее обсуждение целого ряда вопросов.

Определите дальнейшие шаги

Помните: цель любой презентации, большой или маленькой, состоит в достижении согласия по поводу осуществления некоего действия. В ходе дискуссии вам следует постоянно спрашивать: «Что мы предпримем на этом этапе? Какие действия нам следует реализовать для решения этого вопроса? Какими будут наши дальнейшие действия, если все согласны с этими выводами?»

Когда вы проводите презентацию для группы людей и от вашего коллектива требуется осуществить ряд действий, очень важно добиться согласия в том, кто именно за что будет отвечать и в какой срок все будет выполнено. Многие прекрасные презентации, по окончании которых было принято много чудесных решений, в конечном счете так ни к чему и не привели — все осталось на бумаге. Почему? Потому что никто не распределил конкретные обязанности и не определил крайний срок для выполнения согласованных в процессе обсуждения действий.

Даже если вам придется все повторить или проявить определенную требовательность и настойчивость, не смущайтесь. Если вы сами ведете презентацию, помните: исключительно важно согласовать с участниками встречи, кто и что должен будет сделать и к какому сроку. В этом и состоит конечная цель любого делового мероприятия такого рода. Ваша способность проследить и обеспечить выполнение этих действий и есть то, что придает планированию и презентации ценность.

Запишите и огласите

В любой группе людей примерно 70 процентов присутствующих оказываются визуалами, а остальные 30 процентов — аудиалами. Иными словами, семидесяти процентам аудитории, тем самым визуалам, необходимо будет увидеть факты, мысли и примеры, чтобы понять и усвоить то, что вы говорите. Тридцати процентам, составляемым аудиалами, будет достаточно услышать вас, чтобы воспринять и усвоить преподносимую информацию.

Иными словами, 70 процентов аудитории поймет вас, только если вы проиллюстрируете сказанное. Напишите черным по белому план презентации, чтобы эти люди могли следить за вашей мыслью. Чтобы представить свои основные идеи, вы можете воспользоваться PowerPoint. Только не выводите на экран все идеи разом, а лишь по очереди — по мере перехода от одной к другой во время выступления. Можно использовать также белую доску и флипчарт, чтобы записывать ключевые пункты или проиллюстрировать последствия и результаты представляемой идеи. Визуально ориентированным людям будет легко и удобно следить за вашей мыслью, если они смогут видеть, как разворачивается презентация. Аудиалы могли бы довольствоваться письменными и графическими материалами, но им будет очень приятно послушать вас. Еще они любят задавать вопросы о том, что именно имел в виду спикер, употребив то или иное слово или фразу. К этому тоже нужно быть готовым.

Покажите, скажите и задайте вопрос

Когда я только начинал делать презентации на семинарах, то использовал главным образом флипчарты. Затем перешел к белой доске. Сегодня я предпочитаю овер-хед- или медиапроектор. Так я могу записывать от руки ключевые пункты, а устройство проецирует их на экран за моей спиной.

В ходе выступления я рисую графики, диаграммы, схематичные изображения человечков и другие картинки, чтобы дать визуальное представление об основных идеях. Когда я хочу подчеркнуть отдельные слова или мысли, то записываю их разборчивым почерком так, чтобы люди могли их не только услышать, но и увидеть. В результате мои зрители во время презентации делают много записей. Каждый раз, когда я что-то пишу, люди тут же тоже записывают это, благодаря чему остаются активно вовлеченными в презентацию от начала и до конца.

Если вы будете только говорить без применения письменных материалов и иллюстраций, даже самые блестящие умы забудут от 80 до 90 процентов всего сказанного вами прежде, чем вы закончите говорить. Когда же вы «вещаете» и пишете, вы завладеваете вниманием как аудиалов, так и визуалов и делаете свою презентацию интересной и забавной для всех присутствующих.

Понимание предотвращает недоразумения

Если прозвучал вопрос или комментарий одного из присутствующих в зале и у вас нет абсолютной уверенности в том, что вы правильно понимаете смысл сказанного, у вас есть на выбор два варианта действия. Во-первых, вы можете перефразировать вопрос или замечание так, чтобы они звучали предельно ясно для вас самих, после чего следует сказать: «Вы об этом спрашиваете?» Во-вторых, вы можете попросить слушателя перефразировать сказанное таким образом, чтобы вы лучше поняли его мысль и удостоверились в том, что собираетесь ответить на то, о чем вас спрашивают. Например, можете сказать: «Что именно вы имеете в виду, говоря...?» Если у вас есть хоть тень сомнения, что вы точно все поняли, обязательно переспросите. Нет ничего глупее, чем ответить невпопад на неверно истолкованный вопрос или замечание.

Резюме

Сегодня же примите решение впредь тщательно готовиться к каждой групповой презентации и демонстрировать на ней лучшее, на что вы способны. Помните: ваше выступление будут смотреть и оценивать люди, которые могут существенным образом повлиять на вашу дальнейшую судьбу.

Каждый раз, когда во время встречи вы открываете рот, чтобы убедить собравшихся в своей правоте, внести вклад в поиск решения или выразить несогласие, вы продвигаетесь по карьерной лестнице вверх или вниз. В счет идет все!

¹ В издательстве «Манн, Иванов и Фербер» вышли несколько бестселлеров Друкера: «Практика менеджмента», «Пять ключевых вопросов Друкера», «Эффективный руководитель», «Менеджмент. Вызовы ХХ1 века», «Друкер на каждый день. 366 советов успешному менеджеру». Прим. пер.

² Флипчарт (офисный мольберт или перекидной лекционный плакат) — доска с реечным креплением для бумаги, переворачиваемой по принципу блокнота. Используется при проведении лекций, презентаций и прочих подобных мероприятий. Прим. пер.

³ На английском языке все шесть слов (принятие, признание, восхищение, одобрение, внимание и согласие) начинаются на букву «А»: acceptance, appreciation, admiration, approval, attention, agreement. Прим. пер.

Версия для печати