Планирование и формирование ассортимента являются важнейшими бизнес-процессами большинства розничных сетей. В зависимости от сектора рынка организация этого процесса требует различного подхода. В случае если большая часть ассортимента компании не имеет выраженной сезонности, достаточно определить количество необходимого для заказа товара на основании продаж за предыдущие периоды методом усреднения. С этой задачей справляется любое программное обеспечение (ПО).

Однако если в ассортименте присутствует более 30 % (по товарообороту) сезонных товаров и/или розничные точки сети имеют существенные различия между собой (по формату, финансовым показателям, ассортименту и т. п.), целесообразно использовать более совершенные методы анализа.

Описание метода анализа «в общем» достаточно сложная задача, ведь при внедрении необходимо учитывать специфику отрасли. Поэтому автор принял решение представить описание оптимизации процесса формирования ассортимента на примере аптечной сети. Почему за основу был выбран именно аптечный сегмент? Во-первых, потому, что большинство товаров аптечного ассортимента являются сезонными, следовательно, подвержены значительным колебаниям продаж; во-вторых, на половину товаров (в количественном выражении) спрос формируется вне рынка (рецептурные препараты выписывает врач); в-третьих, в рамках даже одной аптечной сети присутствует большое количество различных (по формату, ассортименту, финансовым показателям и т. д.) точек. Все эти факторы усложняют возможность «простой» оптимизации процесса формирования ассортимента.

Автор полагает, что читатель сможет экстраполировать полученную в этой статье информацию на свою сферу.

Существующие на сегодняшний день подходы к анализу и формированию ассортимента в крупных аптечных сетях можно свести к двум моделям:

• централизованной, когда ассортимент аптек, входящих в аптечную сеть, формируется в центральном офисе, и на его основании делаются запасы на центральном складе аптечной сети;
• децентрализованной — ассортимент формируется непосредственно в аптеках, товарные запасы на центральном складе аптечной сети составляются в результате наблюдения за динамикой продаж всех аптек.

Каждая модель имеет свои положительные и отрицательные стороны. При централизованном формировании ассортимента и осуществлении заказа через склад аптечной сети риски возникновения дефектуры по ключевым позициям минимальны. В то же время такая система не обеспечивает гибкости ассортимента и ведет к потере потенциальных клиентов. Кроме того, форма заказа и доставки товара при таком подходе требует больших затрат на организацию внутренней логистики.

Децентрализованное формирование ассортимента обеспечивает его гибкость и быструю реакцию на изменение предпочтений потребителя, однако остается высокая доля риска наличия дефектуры или затоваривания аптеки, а также вероятность формирования неправильного ассортимента.

Так каким же минимальным требованиям должна отвечать система формирования и поддержания ассортимента аптечной сети?

Эффективная система формирования и поддержания ассортимента должна обеспечивать:

1. формирование гибкого и актуального ассортимента с минимальными финансовыми, трудовыми и временными затратами;
2. сокращение финансовых затрат и снижение рисков финансовых потерь, связанных с формированием «неправильного» ассортимента (дефектурой или затовариванием), негативным влиянием человеческого фактора, потерей потенциальных клиентов;
3. управляемость ассортиментной политики за счет планируемости ассортимента;
4. поддержание лояльности клиентов благодаря наличию необходимых товаров.

Для повышения финансовой эффективности процесса формирования и поддержания ассортимента, на наш взгляд, необходимо внедрить систему управления ассортиментом, которая позволила бы руководству аптечной сети централизованно контролировать ключевую часть ассортимента, обеспечивающую аптечной сети основной доход и/или приток посетителей, а для обеспечения гибкости и скорости реакции на изменение предпочтений потребителей формирование оставшейся части ассортимента делегировать на уровень аптеки.

Этим требованиям отвечает предлагаемый нами метод формирования ассортимента с использованием каскадного ABC-XYZ-анализа.

Метод каскадного двухфакторного ABC-XYX-анализа

Существует достаточно много различных методов анализа ассортимента, которые так или иначе можно использовать в аптеках при планировании ассортимента. С помощью этих методов производится определение ядра ассортимента (то есть тех позиций, которые обеспечивают аптеке основной доход и/или приток посетителей) и распределение всех позиций ассортимента по нескольким категориям (в зависимости от значения определенных параметров). Целью такого разделения ассортимента на категории является возможность дифференцированного подхода к управлению различными категориями. Это позволяет применять к каждой категории товаров общие правила (по частоте заказа, величине страховых запасов, величине наценки и т. п.).

Для единичных аптек вполне достаточно применения совмещенного двухфакторного ABC-XYZ-анализа (алгоритм изложен ниже), позволяющего определить ядро ассортимента аптеки и принимать первичные управленческие решения. Однако эти методы не подходят в полной мере для использования в аптечных сетях.

В аптечную сеть входят различные аптеки (которые можно разделить как минимум на 3 категории). Для них характерны разные клиенты с разной платежеспособностью и разными требованиями к ассортименту. Следовательно, проводя анализ всего ассортимента аптечной сети классическими методами, можно получить только усредненные категории ассортимента всей аптечной сети, которые не будут совпадать с действительными. Для аптек с высокой посещаемостью такой ассортимент будет недостаточно широким, а для аптек, расположенных в спальных районах, этот же ассортимент будет слишком широк.

Другой крайний вариант — провести анализ ассортимента в каждой аптеке, входящей в аптечную сеть. Однако такой подход обуславливает существенные временные и трудовые затраты и требует высокой квалификации сотрудников, выполняющих данную операцию.

Таким образом, разумно все аптеки аптечной сети разделить на несколько категорий, для каждой категории аптек провести анализ ассортимента и определить ядро ассортимента. Далее целесообразно централизованно формировать и контролировать наличие ключевой части ассортимента каждой категории аптек. Формирование же оставшейся части ассортимента следует поручить заведующим аптеками, что обеспечит гибкость ассортиментной политики и оптимальную скорость реакции на изменение предпочтений потребителей.

Всем этим требованиям соответствует система управления ассортиментом, базирующаяся на каскадном двухфакторном ABC-XYZ-анализе, суть которого заключается в определении ядра ассортимента каждой категории аптек, входящих в аптечную сеть. Это достигается распределением всех аптек, входящих в аптечные сети, по категориям путем проведения ABC-анализа аптек по параметру «процент от товарооборота всей сети», а затем последовательным проведением отделом запасов аптечной сети и непосредственно аптеками двухфакторного ABC-XYZ-анализа всего ассортимента аптечной сети по следующим параметрам: объем продаж, получаемая прибыль, стабильность спроса за определенные временные периоды.

Предлагается следующий алгоритм проведения каскадного ABC-XYZ-анализа:

1) отделом запасов аптечной сети проводится двухфакторный ABC-XYZ-анализ всего реестра товарных позиций аптечной сети по следующим параметрам:

• объем продаж в натуральном выражении;
• получаемая прибыль;
• стабильность спроса за предыдущие временные периоды;

2) затем проводится ABC-анализ всех аптек, входящих в аптечную сеть, по параметру «процент от товарооборота всей сети». Результатом данного процесса является определение категорий аптек (А, B, C);

3) используя все полученные ранее данные, отделом запасов аптечной сети определяется ядро ассортимента для каждой категории аптек (ЯАА, ЯАВ, ЯАС);

4) в аптеках проводят двухфакторный ABC-XYZ-анализ ассортимента по таким же параметрам и за те же промежутки времени, что и при анализе, проведенном отделом запасов. Сопоставление результатов ABC- и XYZ-анализа ассортимента аптеки и всего ассортимента аптечной сети используется для внесения коррективов в ядро ассортимента данной категории и определения ядра ассортимента данной аптеки (ЯА);

5) отдел запасов, опираясь на собранную из аптек информацию, проводит планирование потребности аптечной сети в товарах, входящих в ядро ассортимента, на определенный промежуток времени;

6) результаты изучения спроса, проводимые каждой аптекой, служат для окончательного формирования аптечного ассортимента.

Рассмотрим подробнее этапы проведения каскадного ABC-XYZ-анализа.

Этап 1. Проведение двухфакторного ABC-XYZ-анализа всего реестра товарных позиций аптечной сети

Достаточно часто в аптеках для исследования ассортимента используют ABC-анализ. Этот метод позволяет классифицировать ресурсы компании по степени их важности. Он эффективен для выделения из множества влияющих факторов и элементов тех, которые имеют особое значение для достижения поставленных целей и поэтому должны обладать высоким приоритетом. ABC-анализ позволяет классифицировать ресурсы компании по степени их важности, опираясь на правило Парето, согласно которому 20 % элементов обеспечивают 80 % результата. По отношению к формированию ассортимента правило Парето может звучать так: 20 % товарных позиций приносят 80 % прибыли, следовательно, надежный контроль 20 % ассортимента позволяет на 80 % контролировать всю систему (ассортимент).

Предлагается ABC-анализ всего реестра позиций провести по двум факторам1: объем продаж и прибыль, получаемая с позиции. При этом под прибыльностью ассортиментной позиции в данной статье понимается не размер устанавливаемой наценки, а сумма чистой прибыли (за вычетом всех расходов, включая операционные издержки аптеки, налоги и т. д.), которую приносит каждая отдельная товарная позиция. Поскольку оборачиваемость многих дорогостоящих позиций невелика, целесообразно анализировать прибыльность ассортимента за период не менее квартала.

В результате проведения двухфакторного ABC-анализа весь аптечный ассортимент разделяют на 9 групп (табл. 1). Такое деление служит для принятия первичных управленческих решений.

Таблица 1. Результат ABC-анализа

Однако ABC-метод имеет существенное ограничение: он не позволяет оценивать сезонные колебания продаж, поэтому товары с выраженной сезонностью могут проходить за год все группы.

В связи с этим необходим дополнительный инструмент, позволяющий разделить всю продукцию по степени стабильности спроса, то есть определить товары со стабильным потреблением, следовательно, не требующие большого внимания и ежедневного контроля за наличием, а также позиции, нуждающиеся в проверке наличия и определения сроков и объемов поставок. Таким инструментом является XYZ-анализ.

XYZ-анализ позволяет анализировать и прогнозировать стабильность тех или иных бизнес-процессов (в нашем случае — стабильность спроса на отдельные позиции ассортимента). Результатом XYZ-анализа является выделение трех групп товаров:

• категории X — группы товаров со стабильной величиной потребления, следовательно, высокими возможностями прогнозирования спроса;
• категории Y — группы товаров с известными сезонными колебаниями и средними возможностями прогнозирования;
• категории Z — группы товаров с нестабильным спросом и низкой точностью его прогнозирования.

Распределение товаров на категории X, Y и Z определяется значением коэффициента вариации (v). Согласно классическому подходу к категории X относятся товары с коэффициентом вариации от 0 до 10 %, к категории Y — от 10 до 25 %, а к категории Z — товары с коэффициентом вариации более 25 %. Но так как использование классического подхода в аптеках часто приводит к тому, что значительное количество товаров неоправданно попадает в категорию Z, целесообразно использовать бОльшие интервалы (категория X — коэффициент вариации находится в интервале от 0 до 15 %, категория Y — коэффициент вариации от 15 до 40 %, категория Z — коэффициент вариации больше 40 %).

Алгоритм проведения XYZ-анализа включает следующие этапы:

1) выбор объектов анализа (товарная группа, товарная единица, поставщики, клиенты и т. д.);

2) определение параметров анализа (единицы продаж (шт.), объем продаж (руб.), доход (руб.), средний запас (руб.), количество заказов (руб.) и т. д.) и периода анализа (неделя, месяц, квартал, полугодие, год);

3) определение коэффициентов вариации для анализируемых ресурсов;

4) группировка ресурсов в соответствии с возрастанием коэффициента вариации;

5) распределение по категориям X, Y, Z;

6) графическое представление результатов анализа.

Коэффициент вариации — это величина, которая выражается в процентах и показывает отклонение анализируемого показателя от среднеарифметического значения. Расчет коэффициента вариации (v) проводится по формуле:

(1)

где xi — значение параметра по оцениваемому объекту за i-й период;

x — среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа;

n — число периодов.

Результаты XYZ-анализа представлены в табл. 2.

Таблица 2. Результаты XYZ-анализа

Существует достаточно много различных методов анализа ассортимента, которые так или иначе можно использовать в аптеках при планировании ассортимента, в том числе при определении ядра ассортимента (то есть тех позиций, которые обеспечивают аптеке основной доход и/или приток посетителей) и распределении всех позиций ассортимента по нескольким категориям.

В результате совмещения результатов двухфакторного ABC-XYZ-анализа (табл. 1 и 2 соответственно) получается трехмерная матрица, которая состоит из следующих параметров: объем продаж в натуральном выражении, получаемая прибыль, стабильность спроса.

На основании этих данных разрабатываются правила формирования ассортимента, определения частоты заказа каждой группы товара, производится расчет страхового запаса. Знание величины страхового запаса позволяет рассчитать необходимые товарные запасы, частоту поставок и точку заказа (то минимальное количество товара, при котором необходимо делать очередной заказ на поставку).

Страховой запас защищает от неопределенности в спросе и от перебоев в поставках. Величина страхового запаса постоянно поддерживается дополнительно к ожидаемой потребности и имеет вероятностную природу. Неопределенность спроса — это случайные колебания объема продаж в течение всего периода времени между двумя моментами пополнения запаса. Неопределенность периода выполнения заказа представляет собой случайную величину времени между моментом размещения заказа на пополнение запаса и моментом его получения. Для адекватной оценки величины страхового запаса необходим одновременный учет обоих видов неопределенностей.

Расчет величины страхового запаса до сих пор не имеет однозначной методики. Один из подходов (вероятностный подход) предполагает расчет величины страхового запаса исходя из заданного значения вероятности отсутствия дефицита. Подход строится на следующей стохастической модели потребления и пополнения запаса. Случайная величина q потребления товара в каждый единичный период времени (например, за день или неделю) подчиняется нормальному закону распределения с математическим ожиданием mq и средним квадратическим отклонением . Период выполнения заказа L является случайной величиной с математическим ожиданием и средним квадратическим отклонением, равными mL и соответственно. Случайные величины в единицу времени qi независимы между собой, имеют одинаковые распределения с равными математическим ожиданием и средним квадратическим отклонением и не зависят от случайной величины L. Суммарное потребление Q в течение периода L представляет собой сумму случайного числа случайных величин qi, то есть:

, (2)

и имеет нормальное распределение с математическим ожиданием и средним квадратическим отклонением, равными соответственно:

mQ = mq x mL, (3)

(4)

После этого задается значение вероятности P бесперебойного отпуска товара из имеющегося аптечного запаса. Так, вероятность P = 0,95 означает, что в 95 % всего времени запас не исчерпается, а в 5% времени мы будем испытывать дефицит товара. Обратившись к таблице значений функции Лапласа, находим для заданной вероятности P соответствующее количество k средних квадратических отклонений . Тогда величина страхового запаса рассчитывается как k x 2.

В таблице 3 представлен результат совмещения ABC- и XYZ-анализов для позиций со стабильных спросом (то есть для товаров группы X), а также отражены требования, предъявляемые к страховому запасу.

Таблица 3. Двухфакторный ABC-XYZ-анализ для товаров группы X

Так как спрос к товарам группы X стабилен, то существует возможность точного расчета необходимых запасов, поэтому нет необходимости в постоянном контроле над уровнем запаса.

Подобные таблицы составляются также для групп Y и Z. Требования к страховому запасу для различных групп представлены в табл. 4.

АВС- и XYZ-анализы превосходно дополняют друг друга. АВС-анализ позволяет оценить вклад каждого препарата и структуру сбыта, а XYZ-анализ — стабильность сбыта. Проведение ABC-XYZ-анализа позволяет:

• повысить эффективность системы управления товарными запасами;
• выявить безусловных лидеров (группы АХ) и аутсайдеров (СZ) и увеличить долю высокоприбыльных товаров без нарушения принципов ассортиментной политики;
• определить причины, влияющие на количество товаров, хранящихся на складе.

Таблица 4. Величина страхового запаса для различных групп товаров

Необходимо проанализировать товары групп CCX, CCY, CBZ, CCZ. Возможно, там имеются товары, находящиеся в конце своего жизненного цикла. В этом случае надлежит рассмотреть вариант исключения их из ассортимента. Следует помнить про лекарственные препараты, включенные в обязательный ассортимент, которые часто оказываются в этих группах. Целесообразно сразу выводить их в отдельную группу и регулярно контролировать их динамику. Во многих аптеках в этих группах также часто находятся товары-новинки, однако, по нашему мнению, аптеке не следует вводить в ассортимент товары-новинки до тех пор, пока на них не сформируется стабильный спрос.

Результатом проведения ABC-XYZ-анализа является распределение товаров по группам в зависимости от объема их продаж, приносимой прибыли и стабильности спроса. Отдел запасов аптечной сети выделяет группы товаров, которые пользуются стабильным или относительно стабильным спросом в рамках заданного промежутка времени (сезона, квартала, месяца). Такими группами товаров являются: AAX, ABX, AAY, ABY, BAX, BAY, CAX, ACX, ACY, BBX, BBY. Они составляют основу ассортимента аптечной сети.

Этап 2. Проведение ABC-анализа всех аптек, входящих в аптечную сеть

Следующим этапом проведения каскадного ABC-XYZ-анализа является определение категории каждой аптеки, входящей в сеть. Для этого предлагается использовать ABC-анализ по параметру «процент от товарооборота всей аптечной сети».

Процент товарооборота в общем товарообороте аптечной сети (x) определяется по формуле:

x = ТОа / ТОас x 100 %, (5)

где ТОа — товарооборот аптеки;

ТОас — товарооборот аптечной сети.

Результаты вычислений заносятся в таблицу и сортируются по убыванию значения процента от общего товарооборота аптечной сети (ТОас). Далее вертикальным суммированием процентов от товарооборота аптечной сети определяется сумма, равная 80 % от ТОас — группа А, затем сумма, равная 15 % от ТОас — группа В, оставшаяся сумма (5 % от ТОас) — группа С. Характеристика различных категорий аптек представлена в табл. 5.

Таблица 5. Характеристика основных категорий аптек

Этап 3. Определение ядра ассортимента для каждой категории аптек (ЯАА, ЯАВ, ЯАС)

Используя полученные на двух предыдущих этапах данные, выделяют группы товаров со стабильным или относительно стабильным спросом (AAX, ABX, AAY, ABY, BAX, BAY, CAX, ACX, ACY, BBX, BBY) в рамках заданного промежутка времени для каждой категории аптек (A, B, С). Результатом является определение ядра ассортимента для каждой категории аптек (ЯАА, ЯАВ, ЯАС). Характеристика ассортимента для различных категорий аптек представлена в табл. 6.

Таблица 6. Характеристика ядра ассортимента аптечной сети по категориям аптек

Пересмотр ядра ассортимента целесообразно проводить ежемесячно. Это позволяет минимизировать погрешность метода, а также учесть появление новых товаров и колебания спроса, связанного с изменением рекламной активности фармпроизводителей.

Этап 4. Проведение ABC-XYZ-анализа в аптеке и определение ядра ассортимента аптеки (ЯА)

Такой же алгоритм (как и описанный выше) используется для проведения двухфакторного ABC-XYZ-анализа ассортимента каждой аптекой, входящей в аптечную сеть. Это позволяет определить широту активного ассортимента отдельной аптеки и количество товаров в группах AAX, ABX, AAY, ABY, BAX, BAY, CAX, ACX, ACY, BBX, BBY. Наличие в аптечном ассортименте позиций, входящих в эти группы, но отсутствующих в ядре ассортимента для данной категории аптек, является условием для внесения в него коррективов.

Таким образом, сопоставление результатов анализа ассортимента аптеки и аптечной сети используется для определения ядра ассортимента данной аптеки.

Процедуру пересмотра активного ассортимента в аптеке следует проводить ежемесячно.

Этап 5. Планирование потребностей аптечной сети в товарах ядра ассортимента и формирование окончательного аптечного ассортимента

Отдел запасов, опираясь на собранную из аптек информацию, проводит планирование потребностей аптечной сети в товарах ядра ассортимента на определенный промежуток времени. Также в функции отдела запасов входит контроль наличия данных позиций в аптеках. Информация о товарных остатках позиций, входящих в ядро ассортимента каждой аптеки, фиксируется в реальном времени и отправляется в отдел запасов по корпоративной информационной системе. Полученные данные позволяют отделу запасов формировать сбалансированный запас товаров в аптеках, исключая появление дефектуры и в то же время не допуская затоваривания аптек.

Процесс планирования и формирования ассортимента методом каскадного ABC-XYZ-анализа представляет собой четкую последовательность действий, повторяющихся во времени. Алгоритм процесса представлен на рисунке.

Выводы

Суть метода каскадного ABC-XYZ-анализа заключается в централизованном планировании части ассортимента, которая обеспечивает аптечной сети максимальную прибыль и/или приток посетителей для каждой категории аптек. Планирование части ассортимента, не входящей в ядро, делегируется заведующим аптеками. Это позволяет каждой аптеке гибко планировать свой ассортимент, исходя из конкурентной ситуации на локальном уровне.

Внедрение системы управления ассортиментом аптечной сети на основе метода каскадного ABC-XYZ-анализа позволит:

• выявить стабильно продающиеся в аптечной сети позиции и, используя эти данные, планировать товарные запасы;
• гибко и быстро реагировать на изменения предпочтений потребителей;
• сформировать ассортимент с минимальными финансовыми, трудовыми и временными затратами;
• снизить риски финансовых потерь, связанных с дефектурой, затовариванием, потерей потенциальных клиентов, негативным влиянием человеческого фактора;
• снизить вероятность ошибок при формировании и поддержании ассортимента благодаря стандартизации процессов;
• обеспечить наличие необходимого клиентам ассортимента аптечных товаров и тем самым способствовать формированию положительного образа аптечной сети у потребителей.

Управленческие перспективы внедрения планирования ассортимента на основе метода каскадного ABC-XYZ-анализа:

1. Пересмотр системы ценообразования в зависимости от принадлежности товара к ассортиментной группе.
2. При разработке политики ценообразования следует, прежде всего, обеспечить конкурентоспособные цены на позиции из ядра ассортимента. Для этого нужно распределить позиции ядра ассортимента по ценовым сегментам, выбрать в каждом сегменте наиболее показательные товары и проводить регулярный конкурентный анализ. На основании такого анализа принимаются решения об изменении уровня наценки на все позиции ценового сегмента;
3. Формирование новых способов распределения товара по аптекам аптечной сети.
4. При распределении товара в аптеке следует расположить позиции, входящие в ядро ассортимента, в непосредственной близости от первостольника3, чтобы сократить временные потери при поиске нужного препарата. При выкладке товара на витрину ключевые товары важно ставить в наиболее выгодные места;
5. Построение эффективных мотивационных схем для персонала.
6. При продаже товара клиенту и осуществлении фармацевтической рекомендации фармацевт должен в первую очередь рекомендовать позиции, входящие в ядро ассортимента. Таким образом, мотивационная схема для первостольника базируется на выполнении им плана продаж по наиболее доходным позициям, а не всего аптечного ассортимента;
7. Совершенствование системы обучения сотрудников аптеки.

В систему внутреннего обучения сотрудников необходимо включить блоки обо всех позициях ядра ассортимента, их конкурентных преимуществах, основных свойствах, механизмах действия. Также целесообразно выделить основные сопутствующие позиции, которые можно и нужно рекомендовать при продаже определенного товара.

1 Также в данном случае можно использовать двухфакторный ABC-анализ по методике П. В. Грека (Грек П., Дунаев В. Двухфакторный ABC-анализ по методике П. В. Грека // Ремедиум. 2007. № 5).

2 Мадера А. Г. Расчет величины страхового запаса // Интегрированная логистика. 2006. № 3. С. 2–5.

3 Первостольник — специалист (провизор, фармацевт), который занимается обслуживанием посетителей аптеки, то есть консультацией и продажами.