«CRM за стеклом»: История вопроса
Дмитрий РябыхГенеральный директор ГК «Альт-Инвест»
Впервые вопрос о внедрении какой-то программной системы для управления контактами был поставлен в компании «Альт-Инвест» в 2004 году. До этого вся база хранилась в таблицах MS Excel. С одной стороны, в таком формате нельзя обеспечить хороший сервис, но с другой стороны, в компании, где каждый сотрудник идеально владеет Excel, хранение данных в таблицах давало хорошие возможности их обработки.
Но по мере роста базы и компании работать с электронной таблицей становилось всё сложнее. А главным фактором, «добившим» табличный формат, стала необходимость синхронизации данных между офисами. Дело в том, что с 2004-го года компания стала почти равномерно распределенной между Москвой и Санкт-Петербургом. И всю деятельность двух офисов надо было синхронизировать.
Так появилась первая версия системы управления контактами, написанная собственными силами в среде MS Access. На тот момент, она выглядела так:
Структурно база повторяла электронную таблицу, разве что появилась возможность вести заметки для каждого контакта. Важным, также было то, что в базе делалась более аккуратная проверка целостности и непротиворечивости данных. Нам удалось устранить много ошибок в информации о клиентах.
Эта база просуществовала в неизменном виде примерно три года. Но в конце концов, ее подкосила необходимость синхронизации данных между офисами. Дело в том, что эта синхронизация выполнялась штатными средствами MS Access. И вот в один прекрасный день они просто перестали работать. Найти причину так и не удалось, а поскольку принцип синхронизации был реализован не нами, то что-то изменить было трудно. На какое-то время базы двух офисов стали существовать в параллельном режиме. И одновременно была поставлена задача внедрения новой системы. Теперь уже это должна была быть полноценная CRM-система.
В процессе выбора вариантов мы изучили то, что предлагают нам на рынке, из недорогих. По разным причинам многие варианты отпали. Кто-то из-за дорогивизны (варианты свыше 500 тыс. руб. мы отбрасывали сразу), а кто-то из-за того, что там не обещали реализовать наши специфические потребности (регистрация программ и синхронизация баз). Долгое время оценивали варианты внедрений на базе продуктов Microsoft, а также изучали Sales Expert.
Но внедрение от Майкрософт требовало при наших задачах потратить около 200 тыс. руб. и вынуждало нас переделать под него всю сетевую инфраструктуру офиса, что повышением ежемесячных затрат еще на 15-20 тыс. руб. То есть первый год работы такой CRM обошелся бы нам в 400 тыс. руб. Sales Expert обходился дешевле, около 100 тыс. руб., но система на поверку оказалась слишком закрытой и ограниченной в функционале. Зависеть от такой системы не хотелось.
В итоге, новую версию системы мы разрабатывали сами. Весь процесс разработки и внедрения стоил нам 30 тыс. руб., работа была заказана частному программисту, которого мы нашли через сайт free-lance.ru. Полное техническое задание на эту систему прикреплено к этой публикации, с ним можно познакомиться. Система проработала вплоть до декабря 2009 года. О том, что было дальше – в следующих публикациях.
