Бумажные анкеты

Что такое анкета, понятно и так. Компания инициирует или использует контакт с клиентом, задает интересующие вопросы и получает ответы на них.

Рассмотрим варианты сбора обратной связи с помощью анкет:

• анкеты в свободном доступе — классический способ получения информации в непринужденной форме. Вы ничем не обязываете клиента к заполнению таких анкет, а просто даете ему возможность высказаться. Анкеты могут быть вложены в ваш корпоративный журнал, в пакет ваших рекламных материалов, лежать в зоне рецепции в офисе или на выставке;
• анкета обратной связи, вручаемая в гостинице, ресторане, кафе, — широко используемый способ узнать впечатление гостя о пребывании в отеле. Анкета обычно находится в папке гостя в номере, или ее просят заполнить при выезде из гостиницы;
• анкеты / карточки отзывов, прилагаемые к товарам, — это призыв к покупателю оценить качество сервиса, проголосовать, высказать свое мнение. Средством передачи бланка служит товар или упаковка.

Анкеты также можно отправлять клиентам по почте, с курьером (особо важным клиентам) или по электронной почте.

Стоимость

Стоимость печати анкет.

Скорость включения

Простые анкеты можно разработать в течение одного рабочего дня.

Идеальный инструмент

Для розничной торговли, HoReCa, здравоохранения, продаж и обслуживания автомобилей, индустрии развлечений и отдыха, индустрии красоты, рынка услуг и товаров класса люкс, банков и учреждений, предоставляющих финансовые услуги.

«Фишки»

Дизайн анкет, простота заполнения анкеты.

Игорь Манн: «К дизайну анкеты нужно относиться так же, как к дизайну наружной рекламы или сайта. Нужно думать! Нужно делать красиво и, главное, функционально.

Постойте рядом с бета-тестером анкеты, посмотрите, как происходит "зависание" над непонятными, нечетко сформулированными, нелогичными вопросами — и сделайте анкету "красиво"!»

Благодарность, подарок за возврат правильно заполненного бланка.

Игорь Манн: «Я много езжу по стране, живу в самых разных гостиницах. И мне кажется, что им (гостиницам) совсем не интересно получать обратную связь от гостей. Было бы интересно, они предлагали бы за заполненные анкеты ценные подарки, например бесплатную ночь проживания. Я думаю, что тогда их "утопили" бы в идеях!»

Как включить

Главное, что надо сделать, открывая подобный канал коммуникации, — это грамотно составить анкету и продумать способ все-таки получить ее обратно, но уже заполненную И не менее важно обработать анкеты, а не проводить мероприятие ради галочки.

Подумайте, как мотивировать клиента на труд составить и отправить ответ. Даже при небольшом числе возвращенных заполненных бланков ваша работа не напрасна — вы информируете своего потребителя, насколько важно его мнение, расширяете канал коммуникации, автоматически становитесь для людей более доступными. А если когда-нибудь возникнет ситуация, по поводу которой клиент засомневается, рассказывать или нет, то с большой вероятностью он примет решение проинформировать вас, так как знает ваше отношение к обратной связи.

Основные правила составления анкеты обратной связи:

Оформление

В анкете необходимо использовать фирменный стиль оформления (шрифт, логотип, бумага, цвета).

Не стоит печатать анкету с двух сторон страницы. Это может привести к большому числу не до конца заполненных вопросников. Исключение составляет оформление анкеты в виде книжечки (например, сложенный пополам лист А4).

Шрифт анкеты должен быть достаточно крупным (не менее кегля 11), так как те, у кого плохое зрение, скорее всего, не станут доставать очки, чтобы заполнить ваш бланк.

Вопросы лучше выделить жирным шрифтом, а варианты ответов не выделять.

Если вопрос открытый, то необходимо оставить достаточно места для того, чтобы можно было вписать ответ ручкой. В закрытых вопросах также лучше предусмотреть вариант ответа «другое» и достаточно места для записи.

Формулировки

Вопросы должны быть простыми, недвусмысленными и не влиять на направление ответа (перед массовым запуском опробуйте анкету на нескольких клиентах).

Сначала задавайте общие, а затем конкретные вопросы.

Трудные или личные вопросы, позволяющие классифицировать опрашиваемых по группам, задавайте в последнюю очередь.

Можно использовать оценочный метод, то есть попросить оценить продукт/услугу по определенным параметрам. Рекомендуем оценивать по пятибалльной системе (для клиента это проще, чем выбирать из 10 баллов), тогда результаты будут однозначными.

Лучше предлагать конкретные варианты ответов на каждый вопрос и оставлять одно поле для свободного ответа. Это существенно облегчит процесс обработки результатов.

Каждый вопрос надо проверить: вносит ли он нужный вклад в достижение целей исследования, приемлем ли для опрашиваемых (захотят ли люди отвечать на данный вопрос) и можно ли вообще на него ответить.

Размещение

Размещайте анкеты в диспенсерах на видных местах, мимо которых люди часто проходят или где ожидают своей очереди, получают услугу.

Можно составить несколько форм анкет и разложить их в разных местах. Например, короткую анкету на один-три вопроса — в локации высокой скорости прохождения (входные группы, фойе, раздевалки, зона ячеек для хранения личных вещей перед входом в магазин, то есть в тех местах, где люди не будут задерживаться ради заполнения большой анкеты).

Анкеты большего объема, например формата А4, лучше раскладывать в зонах скопления людей, зонах ожидания — перед приемом врача или процедурой в салоне красоты, в релакс-комнате в wellness-комплексах, возле рецепции, в зоне регистрации и размещения отелей. Анкетой можно даже занять и увлечь клиента, чтобы он не скучал в ожидании своей очереди.

Есть много других способов передачи анкеты:

• прикрепить ее к упаковке;
• вложить в товар;
• вложить в пакет с покупками;
• вложить в папку клиента с документами (например, замечательный пакет клиента у компании «Ренессанс Страхование» с полисами КАСКО и ОСАГО). Банки, выдавая кредит, договор, карточку, тоже могут формировать все документы и буклеты в единой папке. Прием также идеален для медицинских центров и телекоммуникационных компаний;
• сделать надпись на пакете «Как мы работаем?»;
• прикрепить бланк степлером к возвратным документам (счет-фактура, накладная, транспортные документы, договор; способ хорош также для сферы b2b — попросите клиента оценить работу компании).

Пример из автобизнеса от тестера книги Ларисы Слободяник: «Покидая салон официального дилера "Тойоты", мы вместе с ключами и документами на машину получили подписанный конверт с двумя открытками — антрацитовой с грустной рожицей и салатовой с веселой. Сотрудники салона попросили оценить их работу и по приезде домой отправить почтой конверт с одной из открыток».

Частный случай: рекомендации для отельеров

В отеле анкету обычно либо приносят в номер горничные и оставляют на столике, либо выдают на стойке рецепции в момент «чекаута». Последний способ, кстати, не рекомендуем применять. Ведь клиент во время выселения хочет поскорее рассчитаться и уехать, скорее всего, спеша, а тут вы со своей анкетой. А если и появится у него время и желание письменно отвечать на вопросы, то придется делать это под пристальным взором сотрудников службы приема и размещения, и вы вряд ли узнаете правду.

Если вы хотите получить достоверные данные, придерживайтесь следующих рекомендаций.

1. Анкету доставьте в номер гостя как минимум за 24 часа до выселения гостя.
2. Рядом с анкетой обязательно положите ручку: обидно, если ее не заполнят за неимением пишущего предмета.
3. Анкета должна быть отпечатана на качественной бумаге в фирменном стиле компании.
4. Продумайте способ сбора заполненных анкет, вот несколько вариантов:
   • попросите гостя бросить заполненные анкеты в какой-нибудь ящик, не оставляя их в номере и не давая в руки обслуживающему персоналу. Объясните ему, что для вас важно мнение каждого гостя и что доступ к ящику обратной связи имеет только директор отеля;
   • вмените какому-нибудь сотруднику в обязанность обходить все освобожденные гостями номера и собирать анкеты, а при удобном случае — общаться с клиентами;
   • рядом с анкетой положите конверт и попросите гостя вложить в него заполненную анкету и запечатать;
   • если гость не заполнил анкету, то горничная обязана сдать чистый бланк обратно в соответствующий отдел (правда, надо делать скидку на таких же маркетеров, как мы, которые по всему миру с радостью собирают образцы анкет ;-)
5. Введите экспресс-анкеты по зонам. Например, поставьте на столики в ресторане отеля красивые подставки с экспресс-анкетами на три-пять вопросов, разместите в клиентских зонах ящики, пишущие ручки, кармашки с анкетами и так далее.
6. Объем анкеты не должен превышать страницу формата А4, не делайте «раскладушки» с нескольким десятком вопросов — не узнаете ничего.
7. Вопросы о дополнительных услугах (например, о качестве работы прачечной, сауны и так далее) в базовую анкету гостя включать не стоит. Для таких служб лучше разработать отдельные анкеты и разместить в местах пользования услугами.
8. Для разных этажей подготовьте анкеты разных цветов. Желательно изначально вписывать в анкету номер (или как-то ее кодировать), поскольку гости часто не вписывают ни дату проживания, ни свой номер, что затрудняет идентификацию.
9. В ответ на заполненную анкету напишите гостю благодарственное письмо. В него можно вложить более подробную анкету о гостинице и предложить ее заполнить в обмен на статус почетного клиента с предоставлением постоянной скидки.
10. Дайте возможность прислать отзыв через интернет — зарегистрируйте свой отель, например на портале tripadvizor.com, и дайте ссылку на него со своего сайта. Поместите ссылки в форму бронирования.
11. Очень действенный метод — «экспресс-анкетировать» гостей с помощью SMS. При заселении в анкету гостя записывают его действующий телефонный номер. В дневное время клиенту отправляется SMS: «Просим Вас оценить качество обслуживания. Благодарим за SMS или звонок на этот номер. Управляющий отелем "N" Александр Борисов».
12. По выезде гостя анкету можно отправить на его электронную почту. Идеально, если анкету можно заполнить в поле письма с возможностью проставить галочки и вписать текст. Это позволяет сделать CRM-система, которая автоматически обработает все данные без участия персонала.
13. Для себя вопросы анкеты условно разделите по службам, которые вы оцениваете (службы размещения, уборки, ресторан и прочее, что позволит вам получать данные о подразделениях и упростит анализ).
14. Задайте вопрос о том, какого сотрудника гостю хотелось бы поощрить или наказать. На этот вопрос, как правило, всегда отвечают и постоянно описывают причину своей просьбы. Можно многое узнать о работе своего персонала из этого ответа.
15. Хорош вопрос «Будь Вы директором отеля, что бы Вы предложили изменить в нем?». Творческие люди очень любят развернуть свою фантазию в данной области.
16. Для повышения заполняемости анкет выделитесь из общей массы: напишите обращение от имени руководителя, например:
    

    «Здравствуйте, меня зовут Сергей Колесников. Я управляющий отелем "N". Ваши анкеты буду читать я лично».

    И попросите указать какой-нибудь способ обратной связи (например, «Укажите, пожалуйста, Ваш номер телефона или адрес электронной почты, и я пришлю Вам SMS/письмо как подтверждение получения»). Туда же можно отправлять информацию о принятых мерах.
    

    «Уважаемый Иван Иванович, Получили заполненную Вами анкету.
    Спасибо за высокую оценку нашего гостеприимства. Ждем Вас снова!
    С уважением, Сергей Колесников, управляющий отеля "N"».

    Или:

    «Уважаемый Петр Васильевич, Большое спасибо за комментарии.
    Сегодня проверил: йогурт, подаваемый на завтрак, действительно был не совсем свежий. В наказание повар ест его сам! И это так забавно) Приезжайте к нам еще, мы больше не допустим подобной ошибки!
    С уважением, Сергей Колесников, управляющий отеля "N"».

    Последний пример, возможно, и утрирован, но по крайней мере это не стандартная отписка и ответ более похож на правду, чем надоевшие словесные обороты «приносим свои искренние извинения, меры будут приняты, ждем вас в следующий раз... потратить свои деньги у нас».
    

Заполненные анкеты собирайте в конце недели. Читать и изучать анкеты должен один человек, который хочет и может повлиять на ход событий в отеле.

Составляйте сводный отчет, дающий результат количественного исследования. Наблюдайте динамику изменений. Составляйте план работ исходя из получаемых результатов.

Если гость отеля недоволен сервисом или даже возник конфликт, пригласите его в следующий раз пожить бесплатно. Ну согласитесь, кощунственно просить гостя вернуться и еще раз за свои же деньги рискнуть получить плохой сервис.

Экзит-пол (exit poll — опрос на выходе)

Метод дает возможность узнать мнение клиента о компании сразу после окончания процесса обслуживания. Это процедура, широко используемая в мировой социологической практике, которая заключается в анонимном опросе граждан на выходе из избирательных участков после голосования, чтобы, не дожидаясь окончательного подсчета голосов, сделать предварительные выводы о победителях. Исходя из предположения, что у большинства избирателей нет причин говорить неправду, данные таких опросов используют для проверки (корреляции) официально публикуемых результатов. В день выборов данные экзит-полов широко освещаются телевидением и прессой при репортажах о порядке и процедуре голосования.

Любая компания может взять экзит-пол на вооружение и спрашивать впечатления своих клиентов сразу после покупки товара или получения услуги.

Стоимость

Бесплатно. Попросите своих сотрудников поработать интервьюерами.

Скорость включения

Результаты можно получить в тот же день, когда принято решение об опросе.

Идеальный инструмент

Для розничной торговли, HoReCa, здравоохранения, образования, индустрии развлечений и отдыха, банков и учреждений, предоставляющих финансовые услуги, сферы недвижимости, индустрии красоты.

«Фишки»

Скорость и простота методики!

Как включить

Экзит-пол — очень простой и весьма достоверный канал фидбэка. На выходе из вашей компании, например на парковке, поставьте несколько интервьюеров c готовыми сценариями вопросов. Таким методом пользуется сеть «Леруа Мерлен» (ежемесячные опросы выходящих из магазинов покупателей). «Леруа» не использует «тайных агентов», а лишь общается с реальными потребителями: все ли купили? Что-то не нашли? Не устроила цена? Не было продавца, и не оказана консультация?

Вам и вашим сотрудникам может казаться, что вы идеально обслужили клиента, предоставили поистине превосходный сервис, ведь все стандарты компании выполнены!

А вы уверены, что именно это надо вашему клиенту?

Вы уверены, что клиент остался доволен на 100 процентов?

Спросите его об этом!

Методика экзит-полов активно использовалась в предвыборной кампании Барака Обамы. Да, именно в предвыборный период! Вот Барак поиграл в баскетбол, пожал руку солдату, поцеловал младенца, посетил школу или церковь. И каждый раз специальная команда проводила опросы о впечатлении электората от действий кандидата в президенты, узнавали, как люди реагируют на тот или иной его поступок.

Вопрос: вероятно ли, что экзит-пол поможет вам продавать больше?

Ответ: еще бы!

Вот шесть простых шагов к реализации методики.

1. Сделайте это сейчас! Не ждите, пока клиент даст вам обратную связь. Спросите его, пока впечатления свежи.
2. Придайте опросу важность! Скажите клиенту, что опрос организован для того, чтобы больше соответствовать его ожиданиям, чтобы сделать процесс обслуживания приятным. Скажите, что его мнение очень важно и что честное общение с ним является ценной частью любых успешных отношений.
3. Проводите экзит-полы с помощью третьей стороны. Не интервьюируйте потребителей самостоятельно. Когда компания проводит опрос силами своих сотрудников, могут произойти две вещи: вы либо не получите истины, либо не услышите правду.
4. Вопросы и ответы. Если вы хотите, чтобы методика сработала, необходимо тщательно подготовить вопросы, которые необходимо исследовать. У интервьюера должен быть сценарий, отрепетированный для комфортной «работы в поле» при общении с клиентами.
   Вот примерные вопросы:
   • Что вам больше всего нравится в нашей компании (и почему)?
   • Если бы вам дали возможность изменить одну вещь, что бы вы изменили (и почему)?
   • Что нас отличает от других?
   • Довольны вы нами или нет?
   • Что вам не понравилось?
   • Цель вашего визита?
   • И главный вопрос, который в большинстве своем продавцы не задают: Почему вы делаете покупки именно у нас?
   Очень немногие компании берут на себя инициативу докопаться до истинных причин того, почему клиенты покупают у них. У каждого человека есть свои теории, и большинство из них вращаются вокруг идеи, что просто компания много работает, у нее качественный маркетинг, приветливые сотрудники, поэтому все результаты заслужены. Но правда ли это?
   Разобравшись, почему клиенты делают покупки у вас, вы можете скорректировать или даже изменить свой подход к ведению бизнеса. И тогда произойдет чудо!
   Обнаружив во время опроса недовольного клиента, вы создали прекрасную возможность исправить ситуацию. Только заранее позаботьтесь об алгоритме действий интервьюера.
5. Анкета. Составьте бланки для заполнения. Можно включить поля, которые будет заполнять интервьюер самостоятельно (пол, возрастная группа и так далее).
6. Всегда говорите «спасибо». Поблагодарите клиента приятным бонусом, оставьте «дверь» приоткрытой для будущих возможностей.

Преимущества метода:

• очень быстр и несложен в подготовке и проведении;
• невысокая стоимость или даже бесплатно;
• высокая достоверность и искренность ответов (человек отвечает на вопросы третьей стороне, находится при этом за пределами компании);
• немедленное получение оперативных данных — тут же можно отреагировать на указанные недостатки и что-то исправить, например установить недостающие ценники, поменять скатерть, заполнить диспенсер жидким мылом и так далее;
• в конце дня можно свести данные и получить общую картину удовлетворенности клиентов;
• вы получаете демографический профиль своих потребителей;
• вы узнаете предпочтения клиентов.

Проведите экзит-пол, и вы узнаете, что на самом деле думают о вас клиенты. Это очень ценные данные.

Пример от тестера книги Евгении Ловыгиной: «При открытии и развитии нового гастронома маркетолог по вечерам вставала за кассой и помогала покупателю укладывать покупки в пакет. Одновременно она спрашивала его, все ли, что хотелось, было куплено (или за чем-то придется зайти в соседний магазин). Дело в том, что рядом располагалась другая точка продаж продуктов, и нужно было понять, почему после посещения гастронома покупатели идут туда. Оказалось, «фишка» заключалась в определенном сорте хлеба, к которому привыкли жители этого района. Новый гастроном ввел его в свой ассортимент, и покупатели стали гораздо реже посещать соседний магазин».

По окончании исследования сделайте выводы из полученных результатов и периодически повторяйте экзит-полы.

Онлайн-опрос

Это автоматизированный канал получения обратной связи от клиентов компании. Можно применять его ко всем клиентам (например, отели), можно — выборочно от суммы чека, от общей суммы совершенных покупок (интернет-коммерция, сфера b2b).

Стоимость

Зависит от системы автоматизации анализа данных.

Скорость включения

Требуется время на подготовку анкеты и запуск опроса. Далее — обработка данных.

Идеальный инструмент

Для сфер b2b и b2c, особенно для интернет-торговли.

«Фишки»

Дизайн и простота анкеты/опроса, не отпугивающие респондентов, в сочетании с получением максимума информации.

Как включить

Проанализируйте свою клиентскую базу, покупки клиентов — их частоту, средний чек, категории выбранных товаров — и сформируйте опросные листы. Отправьте клиенту по электронной почте или через «Личный кабинет» на сайте предложение стать участником опроса. Обязательно обращайтесь к нему по имени-отчеству. Вопросник поместите в тело письма с просьбой отправить обратный ответ на адрес электронной почты ответственного сотрудника или дайте клиенту ссылку на онлайн-анкету в сети.

После проведения опроса проанализируйте результаты и скорректируйте свою работу.

Не можем не привести пример агентства сарафанного маркетинга Buzzaar. Суть проекта — тестирование товаров среди большого числа активных людей и сбор их впечатлений и отзывов. Товары могут быть абсолютно разные: гель для душа, корм для кошки или тест-драйв новой модели детской коляски. Тестирование всегда бесплатное для участника в обмен на его мнение о товаре. Но! Это не должно быть просто мнение, написанное и отправленное производителю. Это должен быть полноценный отзыв — растиражированный, эмоциональный, с фотографиями, размноженный по социальным сетям... Мотивация для тестера — конкурсы с подарками помимо бесплатных образцов продукции или суперскидок на товар (а это, на минуточку, уже дополнительный канал продаж).

Еще один удачный пример — сервис Survey Monkey (проведение опросов в чистом виде).

Опрос в три цвета или применение жетонов

Активное голосование в три цвета или жетоном — это канал моментального получения обратной связи от клиента, воспользовавшегося услугой компании. Метод заключается в том, что потребитель по своему желанию может отдать голос с оценкой (хорошей или плохой) в пользу сотрудника или целого филиала компании. Жетоны выполняют в виде смайликов, цветных карточек, шариков и так далее.

Стоимость

Недорогой инструмент получения обратной связи, но при этом очень показательный. Сотрудник видит, как люди оценивают его работу, и меняет поведение, совершенствует свои профессиональные навыки.

Скорость включения

Одна неделя.

Как включить

Данный метод очень прост и не требует долгих описаний. Разместите возле кассира, продавца или специалиста жетоны для голосования и специальный накопитель. Проинформируйте клиента о том, что вы будете очень благодарны, если он оценит качество процесса обслуживания и работы сотрудника. Как вы понимаете, во избежание путаницы метод применяют в том бизнесе, где сотрудник имеет постоянное рабочее место, а не перемещается по торговому залу.

Для проведения опроса необходимо назначить ответственного за сбор жетонов в конце смены и подсчет голосов. Доступ к накопителям следует предоставлять только одному сотруднику или руководителю.

Данный экспресс-метод исследования удовлетворенности — правдивый, хотя и несколько жесткий канал фидбэка. Не каждый сотрудник сможет психологически справиться с тем, что его работу оценивают «плохими» жетонами в его же присутствии. Тут очень многое зависит от руководителя, который отслеживает ситуацию, помогает анализировать ошибки, мотивирует сотрудников на выработку сервисных навыков, нивелирует возникающие обиды на клиентов.

В качестве примера приведем рестораны, где посетители платят суммы, которые считают правильными, самостоятельно оценивая и качество кухни, и подачу блюд, и обслуживание, и атмосферу, чистоту, дизайн помещения.

Некоторые консультанты по бизнесу, коучи, психологи тоже стали применять такой подход, желая, чтобы у клиента после сотрудничества не возникало ощущения, что он переплатил.

По некоторым данным, человек, получивший разрешение самостоятельно определять стоимость товара или услуги, всегда чуть-чуть переплачивает, ориентируясь по ценам на рынке. Поэтому если даже кто-то очень недовольный вообще откажется платить, то переплата других клиентов перекроет такой риск. Вы можете себя обезопасить, предложив оплачивать услугу в пределах «от» и «до» или «от» и выше без ограничения.

«Сладкий» пример нам подарила тестер книги Лариса Слободяник: «Поместить в помещениях, где обслуживаются клиенты (салон красоты, холл отеля, операционный зал банка) две-три вазочки с конфетами (одного вида, но в разных фантиках). Конфеты сопроводить табличкой с призывом поставить оценку работе компании, угостившись соответствующей конфетой. Вазочка, которая опустеет быстрее всего, покажет уровень удовлетворенности клиентов обслуживанием».

Полученные в ходе опроса оценки следует ввести в систему мотивации сотрудников.

Постоянный анализ ключевых клиентов

Это канал получения обратной связи от ценных клиентов компании, ответственность за который должна быть возложена на руководителя отдела продаж или директора, поскольку ухудшение отношений с ними и угроза разрыва договора — серьезная опасность для бизнеса.

Ключевые клиенты отвечают следующим характеристикам:

• клиент приносит компании значительный доход (обычно от 10 процентов общих доходов);
• внимание! Если клиент дает свыше 20 процентов общего дохода компании, то вы должны четко осознавать свою критическую зависимость от него;
• перспективный клиент, который еще не работает с компанией или работает не на полную мощность;
• клиент, хорошо известный в своей отрасли или на своей территории;
• клиент с высокими требованиями к сотрудничеству и качеству продукта, услуги;
• клиент, который, может быть, и не приносит высоких доходов, но сотрудничество с ним — вопрос имиджа и репутации компании.

Стоимость

Бесплатно.

Скорость включения

Моментально.

Идеальный инструмент

Для сферы b2b, рынка услуг и товаров класса люкс.

Как включить

Первое, что вы должны сделать, — это ввести в компании должность менеджера по работе с ключевыми клиентами, который будет курировать все вопросы, вступать в коммуникации и вообще отвечать за отношения с потребителями данной группы и объемы продаж.

Выстраивая работу с ключевыми клиентами, важно:

• выделить среди всех клиентов наиболее важных — приносящих компании бсольшую часть прибыли;
• собирать досье на каждого клиента, отмечать там историю отношений и важных сделок, поздравлять с праздниками, выстраивать отношения в ключе дружеского, равноправного и выгодного партнерства;
• лучше понимать потребности ключевых клиентов и грамотно выстраивать свою аргументацию в переговорах с ними;
• разработать четкий алгоритм работы с ключевым клиентом, чтобы при взаимодействии с ним вся работа происходила отлаженно и в комфортном для обеих сторон режиме;
• выстраивать долгосрочную стратегию развития отношений с ключевым клиентом;
• фиксировать все точки контактов и значимые события в CRM.

Обязанности менеджера:

• поддержание отношений с самыми важными клиентами;
• формирование коммерческих предложений (к каждому клиенту следует применять индивидуальный подход, могут меняться условия по основным параметрам договора сотрудничества);
• проведение презентаций и встреч, заключение договоров от имени компании;
• участие в разработке ценовой политики;
• решение вопросов о скидках или особых условиях для партнеров;
• контроль процессов и сроков предоставления товара или услуги, соблюдение договоренностей;
• прогноз возможных трудностей в работе и оперативное решение проблем.

Качества и навыки менеджера:

• коммуникабельность, навыки делового общения и переписки;
• обаяние;
• активная жизненная позиция;
• способность к анализу и прогнозированию, аналитическое мышление;
• умение разбираться в психологии людей;
• идеальное знание продукта, своей компании.

Взаимодействуя с ключевыми клиентами в b2b, ищите ответы на следующие вопросы (вопросник «Арктел»):

• Что влияет на величину покупки и товарную корзину вашего клиента?
• Почему часть аналогичной продукции покупают у конкурентов? Как изменить сложившуюся пропорцию в свою пользу?
• Почему ваш бизнес рекомендуют (не рекомендуют)?
• Хорошо ли вам работается с нашей компанией? Как улучшить нашу совместную работу?
• Какие мероприятия позволят улучшить предлагаемые продукты и сервис?
• Что из наших действий нравится клиентам?
• Что вас раздражает в работе с нами?
• Если бы вы отвечали за наш бизнес, то какие три вещи изменили бы в нем?
• Какие возможности мы упускаем?
• Что следует сделать, чтобы вы больше покупали у нас?
• Как вы считаете, что думают о нас наши клиенты?
• Будь вы директором, что бы предприняли для улучшения обслуживания?
• Что еще можно сделать, чтобы клиенты были довольны еще больше?
• Как бы сделали это они со своей точки зрения?
• Делают ли наши конкуренты что-то лучше нас? Чего мы не делаем по сравнению с ними, а следовало бы?
• Есть ли что-то, на что вы рассчитывали по приходе сюда, но так и не получили?
• Удивило ли вас что-нибудь?
• Разочаровало ли вас что-то?
• Вызвало ли у вас что-нибудь раздражение или неудовлетворенность?

Описание процесса взаимодействия с клиентами, которое вы прочли, больше относится к сфере b2b. Тем, кто функционирует на Ь2с-рынке, в помощь дана CRM — информационная система программы лояльности (многие разработчики предлагают широкие возможности для аналитики клиентской базы). Крайний вариант — ведение базы и ее анализ в формате Excel.

В любом случае не останавливайтесь, используйте канал постоянно.

Кейс от тестера книги Виталия Говорухина «Увеличение доли кошелька»: «Мы в агентстве особо выделяем два важных вопроса, которые нужно всегда держать на контроле.

Нам важно добиться полного понимания заказчиком сути нашей работы и механизма оценки результата. Многие агентства интернет-маркетинга теряли и продолжают терять клиентов из-за того, что те не совсем понимают, что происходит и за что именно платятся деньги (специфика рынка).

Мы должны знать (хотя бы в общих чертах), что происходит с бизнесом наших клиентов и какие у них планы. Это позволяет нам регулярно демонстрировать свою полезность, если речь идет о долгосрочном контракте.

Решение

Есть простая анкета из пяти вопросов, которая высылается текущим клиентам один-два раза в год, менеджер «продает» необходимость заполнения анкеты в ходе одной из сессий запланированного телефонного общения. Вопросы следующие:

1. Все ли понятно в процессе нашей работы?
2. Нужно ли более четко отчитываться по результатам, если да, то какой формат отчета был бы максимально удобен?
3. Какие бизнес-задачи стоят перед вами до конца года (оцифруйте, пожалуйста, их)? Можем ли мы чем-нибудь помочь?
4. У нас есть кое-что новое из услуг, мы бы хотели презентовать вам новые возможности и решения, которые недавно появились на рынке. Когда удобнее назначить встречу?
5. Есть ли пожелания по оптимизации процесса общения с менеджером проекта?

Результаты

Обычно видим три варианта:

• Скудные ответы, из которых ничего нельзя выжать. Тогда мы либо пытаемся разговорить заказчика, либо просто идем дальше.
• Развернутые ответы, которые очень хорошо фокусируют нас и «прижимают» к бизнес-целям заказчика.
• Личная встреча, на которой нам передают кучу разнообразной информации о проблемах, наших недочетах, планах по новым проектам и так далее. Часто на таких встречах заключаются новые сделки (другие проекты заказчика или дополнительные услуги)».

Контекстное интервью

Инструмент позволяет в ходе непринужденной беседы «скрыто» получать обратную связь от клиента в момент получения услуги или после. Во время процесса обслуживания сотрудник задает заранее подготовленные вопросы или получает информацию в целом о работе компании. Доверительное общение с клиентами оздоровит ваш бизнес.

Контекстное интервью — это очень эффективный способ получения информации от клиента, так как тот не догадывается о факте проведения исследования (опроса) и, находясь в естественной ситуации получения услуги или после нее (например, во время произведения расчета за товар/услугу, в ходе примерки, во время процедуры или заполнения документов), готов открыто отвечать на вопросы.

Стоимость

Бесплатно.

Скорость включения

Один час на то, чтобы дать задание сотрудникам интересоваться впечатлениями клиентов; неделя на разработку формы для заполнения сотрудниками, а также на тренировки и выработку навыков у персонала первой линии — тех, кто будет проводить контекстные интервью.

Идеальный инструмент

Для сферы b2b, HoReCa, здравоохранения, продаж и обслуживания автомобилей, индустрии развлечений и отдыха, индустрии красоты, туризма и путешествий, товаров и услуг класса люкс.

«Фишки»

Главная «фишка» — простота и прозрачность, поскольку исследование построено на диалоге и наблюдении.

Как включить

Важные моменты.

Установите доверительный контакт с клиентом, расположите его к себе. Чаще смотрите клиенту в глаза, подстройтесь под его манеры, жесты, тембр голоса, держите себя приветливо, сохраняйте открытую позу (не скрещивайте руки и ноги, не держите руки сзади), на лице — легкая улыбка.

«Разговорите» клиента. Можно начать беседу с нейтральной темы (погода, настроение и прочее), задайте общие вопросы о компании или ее товарах, например: «Вы часто у нас бываете?», «Как вам наши товары?», «Что вы больше любите и чаще покупаете?» Затем можно перейти к более конкретным вопросам о характеристике услуги/товара, спросить, почему клиент выбирает именно вашу компанию, рекомендует ли ее своим друзьям. Можете поинтересоваться его мнением о конкурентах — в какие компании клиент обращался, что у них хорошего, а что не понравилось.

Старайтесь добиться от клиента открытых, развернутых ответов на свои вопросы. Используйте технику активного слушания (вот некоторые приемы — уточнение, дополнительные вопросы, просьба пояснить, пересказ своего понимания с целью дополнительного уточнения, эмоционально заданные вопросы: «Да?», «Да вы что?», паузы).

Проявляйте эмпатию, искреннюю заинтересованность в общении, мнении клиента, испытываемых им эмоциях.

Разделите его чувства с помощью простых слов «да...», «хм...», «понятно». Подобные приемы, слова и внимательное отношение — это стимулы для клиента открыться общению с компанией, «склеить» отношения.

Очень хорошо, если у сотрудника, проводящего контекстное интервью, будет небольшая форма, где можно фиксировать ответы, эмоции, оценки, некоторые фразы и выражения. Подобное исследование дает массив качественных данных, полезных даже без специальной интерпретации.

После этого следует провести контекстное интервью с сотрудниками компании.

Этот метод особенно эффективен в сфере b2c и в деловом общении на рынках b2b.

Например, в индустрии здоровья и красоты — во время процедур, обследования; в HoReCa — в процессе расчета с клиентом на рецепции; в ресторане — в ходе уборки посуды официант может перемолвиться с посетителем парой слов; шеф-повар — выйти в зал, представиться, спросить о качестве поданных блюд, рассказать о них, спросить об атмосфере в ресторане. А на авиалиниях вообще каждую минуту можно использовать для подобной работы, поскольку клиент вынужденно находится «в обществе компании» да еще, как правило, испытывает информационный голод, проще говоря, скучает.

Тестер книги Сергей Федулов предлагает использовать получение обратной связи как «легкий путь» к продажам: «Фидбэк — это элемент постпродажи (чаще всего). Сначала клиент совершает покупку, затем дает обратную связь. А что, если потребителя перенести/ встроить в процесс продажи или даже предпродажи? Пример: покупатель первый раз в магазине. Еще ничего ни разу не купил здесь. Продавец не предлагает ему покупку/консультацию, а вместо этого обращает внимание (условно) на висящий на стене симпатичный ящик обратной связи и говорит: "Как вы считаете, это удобная форма сбора отзывов? Вы бы оставили свой отзыв здесь? Многие именно так и поступают (или, наоборот, оставляют свои пожелания в другом месте). Куда лучше повесить, как считаете?" Ненавязчивая продажа, на мой взгляд, вызывает доверие, располагает».

Глубинное интервью

Это еще одна форма качественного исследования — получение информации от клиентов в процессе живого общения. Назовем шесть ситуаций, в которых углубленный опрос выглядит более обоснованным, чем фокус-группа:

1. Респонденты географически отдалены друг от друга.
2. Существует необходимость исключить влияние других лиц на ответы респондента (как это часто случается в фокус-группе).
3. Поставлена цель собрать мнение о личном опыте отдельных клиентов.
4. Необходимо получить пространное высказывание отдельного респондента.
5. Поставлена цель — отслеживать ответы и поведение индивидуальных респондентов.
6. На обсуждение выносится деликатная тема.

Стоимость

Канал не из дешевых. Интервью, проводимое при личном контакте с респондентом, стоит почти в 10 раз дороже, чем такой же опрос по телефону (на телефонный разговор уходит, как правило, 20 минут, тогда как личная беседа может затянуться до 45 минут).

Скорость включения

Требуется время на подготовку анкеты, проведение интервью и интерпретацию данных.

Идеальный инструмент

Для сферы b2b, здравоохранения, продаж и обслуживания автомобилей, сфер недвижимости, туризма и путешествий, связи и коммуникаций, банковских и финансовых услуг, рынка товаров и услуг класса люкс.

«Фишки»

Возможность продвинуть, а может, и продать продукт компании.

Как включить

Глубинное интервью можно проводить при личном контакте (лицом к лицу) с респондентом или по телефону. Оба способа не являются второстепенными или дополнительными. Каждый из них имеет свои достоинства, и выбор зависит от конкретных обстоятельств.

При личном контакте с респондентом интервьюер имеет возможность наблюдать за его жестикуляцией и выражением лица; в этом случае легче «задавать тон» в разговоре.

Телефон становится все более популярной альтернативой для многих. Однако при телефонном опросе трудно оценить поведение респондента, определить момент, когда он начинает уставать.

Структура анкеты для глубинного интервью бывает строгой или относительно свободной, предполагающей возможность разговорить клиента и получить большой объем качественной информации.

При проведении глубинного интервью важно качество ответов, а не их количество.

Считается, что для большинства исследований достаточно провести 10-30 интервью.

Некоторые компании, профессионально проводящие опросы по телефону, в конце беседы просят собеседника оценить работу интервьюера, его вежливость. Для этого надо нажать заданную кнопку с цифрой на своем телефоне в тональном режиме. Получается исследование внутри исследования.

Примером делится тестер книги Евгения Ловыгина: «Производство корпусной мебели (Нижний Новгород, 2012-2013 годы). Задача: постоянная разработка новинок в соответствии с тенденциями на рынке. Клиенты — мебельные салоны. Спрашивать клиента напрямую, что ему нужно, бесполезно — он сам не знает. Я тратила на общение с каждым клиентом на заданную тему по 40-60 минут. В результате вырисовывались основные критерии. Новинки, разработанные после таких бесед, становились хитами продаж».

Индекс потребительской удовлетворенности (Customer Satisfaction Index, CSI)

Это общая оценка клиентского опыта взаимодействия с компанией по приобретению и использованию продуктов, сервисов или услуг. Иначе говоря, речь идет о мере соответствия (или мере превосходства) продуктов и услуг, предоставляемых компанией, ожиданиям клиентов. Таким образом, ожидания являются ключевым фактором удовлетворения. Когда у людей формируются высокие ожидания, а реальность недотягивает до них, возникает разочарование, вызывающее низкую оценку.

Индекс CSI учитывает:

• ожидания потребителя (сформированные на основании опыта приобретения товара или услуги, со слов других потребителей и так далее);
• воспринимаемое качество (то есть качество в целом, надежность и соответствие потребностям клиента);
• воспринимаемую стоимость (насколько цена соответствует качеству и наоборот).

Индекс потребительской удовлетворенности включает и данные о претензиях потребителей и их постоянстве (последнее измеряется вероятностью покупки другого товара/услуги компании при другом уровне цен).

Стоимость

Зависит от размера компании и от того, кто организует исследовательскую работу.

Скорость включения

Один месяц.

Идеальный инструмент

Для розничной торговли, HoReCa, здравоохранения, продаж и обслуживания автомобилей, индустрии развлечений и отдыха, индустрии красоты, сферы недвижимости, туризма и путешествий, связи и коммуникаций.

Как включить

Работа состоит из пяти этапов:

1. Определение цели и задач опроса, выборки.
2. Разработка анкет и формы отчетности.
3. Подготовка и сортировка базы.
4. Интервьюирование клиентов.
5. Подготовка отчетов и рекомендаций.

Пример: отель дает рекламу о высоком уровне сервиса, превосходной кухне в ресторане, размещает на буклете фотографию лучшего номера, формируя ожидания и представления клиента, подкрепляя их соответствующей ценой. И если вдруг гость где-то недополучит то, на что рассчитывал, то он серьезно огорчится и низко оценит свою удовлетворенность.

При этом придорожный мотель, предлагая номер за низкую цену без громких заявлений и ярких фото и не давая обещаний, может получить высокую оценку удовлетворенности.

Или, приходя в продуктовый дискаунтер, мы не ждем великолепной выкладки товара, широкого ассортимента, консультантов на каждом шагу. Мы идем туда за низкой ценой. И не расстраиваемся, если что-то не так.

Почитатель идеи развития компании на основе результатов оценки CSI Стив Джобс настаивал на том, что после выхода нового продукта следует проводить исследования удовлетворенности новых потребителей каждый месяц в течение первого полугодия. Это позволяло Apple оперативно получать обратную связь о новом продукте и исправлять недочеты, указанные покупателями, уже в ближайшем его обновлении.

Компании, сертифицированные по системе менеджмента качества, обязаны проводить оценку удовлетворенности каждые шесть месяцев.

Немного подробнее о методике: объем выборки для опроса должен составлять три-пять процентов от числа клиентов компании. В своей простейшей форме индекс удовлетворенности выражается в процентах (от 0 до 100), при этом оценка «100 процентов» предполагает полное удовлетворение клиента. Индекс часто определяется одним вопросом: «Как бы вы оценили свое удовлетворение от услуги, которую получили?» Довольно широко распространена пятибалльная шкала с диапазоном оценки от «очень недоволен» до «очень доволен». Затем рассчитывается среднее значение.

Вот предполагаемые вопросы анкеты.

• Насколько вам понравилось качество продукта?
• Как быстро вы смогли найти место, где его можно купить?
• Насколько учтиво с вами общался сотрудник компании?
• Как быстро был заключен договор и осуществлена процедура оформления сделки?
• Как вы оцениваете работу службы поддержки?
• Будете ли вы рекомендовать компанию и ее услуги своим партнерам и друзьям?

Ответы на вопросы и оценка этих параметров, выставленная потребителем, позволяют получить объективный анализ деятельности компании — анализ с точки зрения клиента.

Если деятельность вашей компании связана с предоставлением комплекса услуг и от качества каждой составляющей зависит общая оценка работы и способность удерживать потребителей, то исследование правильнее разделить на две крупные категории:

• сравнительный метод, когда качество продуктов или услуг сравнивается с показателями конкурентов или с выбранным идеалом; измеряется разрыв между ожиданием и реальностью.
• прямые или косвенные оценки удовлетворенности, когда предоставляемая услуга или качество продукта разбиваются на составляющие и потребители оценивают важность каждой из составляющих и удовлетворенность ею.

Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы. Компания, проводящая исследование, должна решить, что ей важнее.

Исследование можно выполнять несколькими способами:

• телефонный опрос;
• почтовый опрос;
• холл-тест (анкетирование при личном общении).

Оптимальный вариант проведения исследования удовлетворенности клиентов обслуживанием — телефонный опрос. Опрос могут делать сотрудники колл-центра. Разговоры желательно записывать.

Полученная информация традиционно ложится в основу планирования работы подразделений в следующем квартале, полугодии. Результаты исследования подскажут вам причины снижения продаж или предупредят о проблемах, которые могут повлиять на объемы реализации и прибыльность в будущем.

Индекс удовлетворенности важно наблюдать в динамике, накладывая на кривую продаж, анализируя ситуацию в компании, причины резких скачков. Индекс рассматривается как ключевой показатель эффективности в бизнесе и часто является частью сбалансированной системы показателей (Balanced Scorecard).

Индекс потребительской лояльности (Net Promoter Score, NPS)

Это метод изучения поддержки бизнеса потребителями, основанный на степени их готовности рекомендовать другим «апробированную» ранее услугу или товар. Итоги исследования разделяют клиентов компании на три группы: «промоутеры», «нейтралы» и «критики».

Стоимость

Недорого: исследование можно провести силами компании без привлечения специализированного агентства.

Скорость включения

За неделю можно все спланировать и провести. Дополнительно потребуется время на обработку данных.

Игорь Манн: «Отличная методика. Всем своим клиентам и слушателям семинаров ее рекомендую. Прочитайте книгу "Искренняя лояльность" (Фредерик Райхельд, Роб Марки. Искренняя лояльность. Ключ к завоеванию клиентов на всю жизнь / Пер. И. Борымовой. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.).

Выше NPS — выше шансы в следующем финансовом периоде быть прибыльным».

Идеальный инструмент

Для HoReCa, здравоохранения, продаж и обслуживания автомобилей, индустрии развлечений и отдыха, индустрии красоты, сфер недвижимости, туризма и путешествий, связи и коммуникаций, профессиональных услуг.

Как включить

Суть получения фидбэка методом NPS проста и строится на базе одного-единственного вопроса: «С какой вероятностью вы порекомендуете нас друзьям?» Потребитель делает выбор по 11-балльной шкале. Обратите внимание: шкала от 0 до 10 — это 11 баллов, и часто люди, проводящие исследование, допускают ошибку, производя оценку по 10-балльной шкале.

В зависимости от показателя выделяются следующие группы потребителей:

• «промоутеры»/«адвокаты» — к этой группе относятся респонденты, оценившие вероятность рекомендации 9 и 10 баллами. Потребители из данного сегмента с готовностью рекомендуют компанию/бренд близким, демонстрируя свою высокую лояльность;
• «нейтралы» — респонденты, относящиеся к данной группе, оценивают такую вероятность в семь-восемь баллов. Потребители, входящие в сегмент «нейтралов», в целом удовлетворены, но не спешат брать на себя ответственность и давать рекомендации;
• «критики» — респонденты, входящие в данную группу, оценивают вероятность рекомендации от нуля до шести баллов. Как правило, потребители этого типа часто подвергают критике продукцию и марку, находясь в поиске альтернативы.

Пропорциональное соотношение данных групп отражает уровень лояльности аудитории.

Индекс потребительской лояльности используется в качестве динамического показателя деятельности компании в сфере маркетинга и качества предоставляемого сервиса. В ходе опроса помимо оценки вероятности рекомендации выясняется аргументация того или иного мнения. Этот фактор позволяет подобрать способы изменения индекса NPS в лучшую сторону.

Индекс Net Promoter Score представляет собой чистый коэффициент лояльности и рассчитывается как разность между процентным соотношением «промоутеров» и «критиков» по формуле:

NPS = Доля «промоутеров» — Доля «критиков».

Чем выше доля «промоутеров», тем выше NPS компании, тем больше позитивной информации о ней поступает на рынок и тем больше потенциальных клиентов выбирают ее.

Преимущества метода:

• простота организации;
• отсутствие риска допустить ошибки при проведении исследования и интерпретации данных;
• малая продолжительность опроса — две-три минуты (исследователь задает один основной вопрос и дополнительно несколько уточняющих);
• данные легко обрабатывать;
• совмещение двух статистических подходов — количественного и качественного;
• экономическая эффективность, так как нет больших затрат;
• результаты легко изучать, анализировать и представлять сотрудникам;
• один из лучших методов получения обратной связи и достижения понимания своих клиентов.

Пример компании «Связной». Клиентам задают два простых вопроса:

1. По шкале оцените, пожалуйста, насколько вероятно, что вы порекомендуете компанию своим друзьям и знакомым?
2. Поясните, пожалуйста, свое мнение.

Респондентами обычно выступают держатели карт «Связной-Клуб», указавшие в анкетах номера своих телефонов в качестве канала коммуникации. Данные для NPS собирают ежемесячно: в течение 30 дней в каждой торговой точке заполняются 10 анкет путем об-звона клиентов, которых отбирают из числа людей, за последние пять дней совершивших в интересующей торговой точке покупки и воспользовавшихся при этом картой «Связной-Клуб». После окончания телефонного опроса полученные ответы обрабатывают по классической формуле. Таким образом, для каждой торговой точки на основании оценок 10 анкет выводят NPS, который учитывают в заработной плате сотрудников магазина.

SERQUAL (разрыв между ожиданиями и действительностью)

Эта исследовательская методология предназначена для выявления несоответствий между тем, чего потребитель ожидает от первоклассного поставщика товаров и услуг, и тем, как он воспринимает услуги и товары своего нынешнего поставщика.

Если коротко, SERQUAL — это определение разрыва между ожиданиями и действительностью.

Стоимость

Затраты существенные, так как исследование рекомендуется проводить с привлечением специализированного агентства.

Скорость включения

От одного месяца.

Идеальный инструмент

Для розничной торговли, HoReCa, здравоохранения, продаж и обслуживания автомобилей, туризма и путешествий, связи и коммуникаций, сферы банковских и финансовых услуг.

Как включить

Скажем сразу — обратитесь лучше в специализированное агентство.

Но дадим несколько пояснений.

Методика рассматривает пять параметров качества обслуживания:

1. Материальные показатели — внешний вид персонала и помещений, доступных клиентам, оборудование, рекламные материалы.
2. Надежность — выполнение компанией и сотрудниками своих обещаний потребителям.
3. Реагирование — готовность помочь и выполнить индивидуальные требования, персонал готов быстро прийти на помощь и оказать услугу.
4. Убежденность — демонстрация персоналом уверенности и доверительного поведения, а также навыков и умений, необходимых для успешного выполнения работы.
5. Сопереживание, эмпатия — понимание потребностей клиента, проявление заботы, возможность индивидуального обслуживания.

Необходимо тщательно продумать методику опроса: самостоятельное заполнение карты в присутствии исследователя или телефонное интервью.

Для того чтобы классифицировать перечисленные параметры качества, применяют комплекс из 22 атрибутов обслуживания. Отзывы потребителей по всем этим атрибутам собирают и оценивают с помощью семибалльной шкалы Лайкерта.

Разрыв между ожидаемым и воспринимаемым уровнем сервиса («восприятие минус ожидания») и служит мерилом качества: чем он меньше, тем качественнее предоставляемые услуги.

В заключение респондентов просят расположить указанные выше пять параметров в порядке их относительной значимости, распределив между ними 100 баллов.

Плюсы и минусы метода

Фокус-группа

Инструмент получения массива качественных данных о продукте или услуге компании в процессе общения с целевой аудиторией по запланированному сценарию.

Стоимость

Один из самых дорогих каналов обратной связи, особенно если обращаться в профессиональное агентство. Если организовывать фокус-группы самостоятельно, то гонорар одного участника, как правило, составляет от тысячи до трех тысяч рублей.

Скорость включения

Один-два месяца.

Идеальный инструмент

Для сфер b2b и b2c — да, вот так обобщаем и тем самым подчеркиваем важность данного канала и его методов.

«Фишки»

Пока другие боятся, выходите «в поля» и докапывайтесь до истины.

Как включить

Несколько шагов по организации фокус-группы:

• формулирование цели,
• составление распорядка работы,
• отбор и приглашение участников,
• составление вопросов,
• составление сценария,
• выбор координатора,
• выбор места проведения фокус-группы,
• проведение фокус-группы,
• интерпретация и отчет по результатам.

Подробнее о проведении.

1. Сформулируйте цель.

Для того чтобы поставить четкие вопросы и получить достоверную информацию, необходимо представлять себе цель проведения фокус-группы. Расплывчатые общие задачи типа «узнать, что люди думают...» усложняют процесс обработки результатов. Поэтому, поставив цель, спросите себя: «Зачем мне это нужно знать?» Ответ может кардинально изменить план проведения фокус-группы. Чем яснее цель, тем легче провести мероприятие.

2. Составьте распорядок работы.

Шесть-восемь недель до начала мероприятия — постановка цели, отбор и приглашение участников.

Четыре-пять недель — отбор координатора, составление вопросов и сценария фокус-группы, подготовка места проведения мероприятия, рассылка приглашений.

Две недели до начала мероприятия — подтверждение участия и подготовка помещения.

Два дня до начала мероприятия — рассылка напоминаний о мероприятии, подготовка дополнительных материалов.

Через два дня после проведения мероприятия — рассылка благодарственных писем, обработка записей.

Через неделю — подготовка заключения и рассылка результатов участникам.

После обработки всей полученной информации — подготовка отчета.

3. Отбор и приглашение участников.

Решите, сколько участников необходимо пригласить.

Подготовьте лист ключевых характеристик, которые должны быть присущи участникам.

Просмотрите список кандидатов и выберите участников (важно, чтобы они были незнакомы между собой).

Разошлите выбранным приглашения.

Один из вопросов, который никто из исследователей не может решить, — сколько групп необходимо организовать. Одной группы, как правило, бывает недостаточно, так как невозможно определить, являются ли полученные результаты представительными. Однако, если проводились две группы, может получиться так, что отличаться будут и содержание дискуссий, и выводы, сделанные в конце. Поэтому обычно четкую картину можно получить от трех фокус-групп.

4. Составление вопросов.

Фокус-группа проводится в течение полутора-двух часов, поэтому вы сможете задать не более четырех-пяти основных вопросов, причем первые — приветственные и разогревающие.

Последовательность и тон задаваемых вопросов не менее важны, чем их содержание.

Вопросы должны быть открытыми и вести от общего к частному.

Как только вы подготовили вопросы, вернитесь к цели фокус-группы и перепроверьте себя. Какие темы нецелесообразно затрагивать? Какие вопросы выглядят наиболее важными? Расположите вопросы в следующем логическом порядке: от общего к частному, от простого к сложному, от позитивного к негативному.

Протестируйте вопросы. Обеспечивают ли вас ответы необходимой информацией? Зачастую вопросы хорошо выглядят на бумаге, но не звучат. Задайте вопросы самому себе и попробуйте на них ответить, как если бы вы сами были участником фокус-группы. Соберите сотрудников и сымитируйте фокус-группу. Если все нормально, вы готовы.

5. Подготовка сценария.

Процесс составления сценария еще раз проверяет целесообразность предлагаемых участникам вопросов и их последовательность.

Сценарий обеспечивает работу фокус-группы в заданном ритме и ожидаемые результаты, предотвращает «уход в сторону» и потерю времени.

Кроме того, сценарий полезен в случае, если координатор фокус-группы приглашен со стороны.

6. Выбор координатора.

Вам необходим человек с рабочими навыками проведения динамичных обсуждений в группе, обладающий репутацией хорошего лидера.

Координатор должен обладать чувством такта, необходимым при разговоре с самыми «горячими» участниками, способностью поддерживать дискуссию, не уклоняясь от тематики, и умением предоставить всем участникам возможность высказаться.

Координатором может быть сотрудник вашей компании, но лучше обратиться к профессионалу.

7. Выбор места проведения фокус-группы.

Для проведения фокус-группы не обязательно использовать профессионально оборудованные помещения с зеркальными стенами. Необходимо помещение, стимулирующее участников открыто высказывать свое мнение, в котором люди будут чувствовать себя комфортно. При выборе места проведения ответьте себе на следующие вопросы:

• Каково общее впечатление от помещения?
• Насколько обстановка стимулирует обсуждение?
• Как обстановка влияет на собираемую информацию?
• Удастся ли с комфортом разместить 9-15 человек, чтобы все друг друга видели?
• Насколько легко туда добраться?

8. Проведение фокус-группы.

Координатор должен приехать заблаговременно, проверить обстановку в аудитории (столы обычно расставляют полукругом или формируют один общий стол), наличие прохладительных напитков и так далее. По мере сбора участников координатор задает всем тон, приветствуя приходящих и располагая их к комфортному общению.

Нужно иметь в виду, что понадобятся:

• бумага для записей, ручки;
• доска для записей, мел/маркеры;
• сценарий;
• список участников;
• беджи с именами участников;
• прохладительные напитки;
• часы.

Стало обычной практикой записывать работу фокус-групп на видео- или аудионосители. Это очень облегчает работу модератора группы, так как в этом случае он может сосредоточиться на своем первостепенном задании — руководстве ходом дискуссии, а отчет подготовить позднее, просматривая или прослушивая записи.

9. Интерпретация и отчет по результатам.

Три стадии написания отчета о проведении фокус-группы:

1. подводите итоги по каждому вопросу. Если во время фокус-группы велась аудиозапись, то по окончании мероприятия удостоверьтесь в том, что она качественная. В случае неудачной записи следует восстановить ход обсуждения сразу же после его завершения. Координатор должен обсудить прошедшую фокус-группу для освежения впечатления. Незамедлительное воспроизведение на бумаге того, что было сказано, поможет предотвратить смешение событий. Намного легче восстановить события или образные выражения участников сразу по окончании мероприятия, нежели через месяц;
2. проанализируйте итоги. Начните с изучения всех своих записей. Уделяйте внимание общим тенденциям выступлений и неожиданным репликам. Помните, что контекст и тон сказанного не менее важны, чем его смысл. Если комментарий звучит негативно, эмоционально или же спровоцировал ответную реакцию, это следует особо отметить в своем анализе;
3. напишите отчет. Окончательный его вариант может иметь любую форму, но должен отражать всю информацию о предыстории и цели фокус-группы, детали мероприятия, результаты и заключения.

Частые ошибки при проведении фокус-групп:

• не информировать участников о результатах фокус-группы;
• не принимать меры по результатам фокус-группы.

Обязательно сообщите участникам мероприятия результаты анализа полученной информации, отправьте им благодарственные письма, расскажите, как были применены результаты. Фокус-группа укрепляет доброе отношение ее участников к вашей организации.

«Таинственный покупатель»

Термин «таинственный покупатель» слышал, наверное, каждый. Это способ получения обратной связи о качестве работы компании от потребителей (реальных или специально привлеченных), помогающий выявить разрыв между желаемым и реальным уровнем обслуживания. Но вот использовать данный подход компании часто не торопятся. И зря. Если вы еще не проводили подобное исследование своего бизнеса, то проведите проверку в ближайший месяц. Гарантируем, вскроется много интересного!

Обычно проверяются пункты такого списка:

• выполнение сотрудниками норм этикета (приветливость, доброжелательность и так далее);
• речь сотрудников (грамотность, вежливость, понятность);
• внешний вид (опрятность, соответствие фирменному стилю);
• выполнение принятых коммуникационных стандартов;
• применение знаний, полученных на тренинге;
• чистота, порядок в помещении и на рабочих местах;
• мерчендайзинг;
• выполнение сценария рекламной акции;
• скорость обслуживания и получения ответа в режиме онлайн;
• знание продукта, ассортимента, цен;
• знание конкурентов, отличий, умение донести ценность предложения;
• навыки продаж, соблюдение этапов продаж;
• лояльность сотрудников своей компании.

Стоимость

Невысокая или практически бесплатная при использовании реальных покупателей.

Достаточно высокая при привлечении внешнего агентства или консультанта.

Скорость включения

От недели и больше.

Идеальный инструмент

Для розничной торговли, HoReCa, здравоохранения, продаж и обслуживания автомобилей, индустрии развлечений и отдыха, индустрии красоты, банков и учреждений, предоставляющих финансовые услуги, рынка услуг и товаров класса люкс, туризма.

«Фишки»

Бартер. Вы можете попросить своего коллегу выступить в роли «таинственного покупателя» (руководителя, маркетера) из другой компании, а вы по бартеру проверите его компанию.

Потом за завтраком или ланчем вы сможете обменяться впечатлениями.

Новички, вперед! Каждый раз, принимая на работу нового сотрудника, просите его выступить в роли «таинственного покупателя».

И не только новички! История от тестера Тамары Климовой: «Я как директор по маркетингу выяснила, что наши сотрудники — не наши клиенты! Им не предлагают участвовать в акциях, им могут не привезти платежный документ (!), к ним обычно не подходят в торговом зале (!!!). В связи с этим мы включили в программу обучения консультантов/продавцов отдельную тему "Сотрудники — тоже клиенты"».

Клиенты работают. Компания «Связной» первой в России использовала интересный ход: она предложила всем своим клиентам, владельцам карт «Связной Клуб», поработать «таинственными покупателями». Отчет клиента «оплачивался» дополнительными баллами. Компания получила охват (откликнулись многие), объективность и еще большую лояльность своих клиентов.

Профи в деле. Бельгийская компания Crime Control предлагает владельцам магазинов проверить свою охранную систему с помощью специально подосланных воров-профессионалов. Подсылаемые воры практически никогда не попадаются. Конечно же, после мероприятия с такими «таинственными покупателями» все похищенное возвращается — вместе с рекомендациями по усовершенствованию охранной системы магазинов (вспоминается фильм «План побега», где главный герой, которого играет Сталлоне, «тестирует на убегаемость» федеральные тюрьмы).

Все ходы записаны. После посещения «таинственного покупателя» можно продемонстрировать аудиозапись проведенной проверки, что позволяет прослушать интонацию диалога клиента и сотрудника, понять настроение участников.

Как включить

Мониторинг при помощи «таинственного покупателя» может преследовать разные цели и в соответствии с ними подразделяется на разные виды.

Личное посещение торговой точки или точки обслуживания. Один из самых популярных видов мониторинга.

Телефонный мониторинг — оценка качества работы колл-центра и прием дополнительного исследования до или после личного посещения торговой точки. Важно сделать аудиозапись телефонного разговора с сотрудником.

Интернет-мониторинг — оценка качества работы интернет-магазинов и онлайн-сервисов. Фиксируется соблюдение стандартов обслуживания покупателя при заказе товара онлайн, скорость доставки, соблюдение условий возврата или обмена приобретенного в интернет-магазине продукта, скорость и качество ответов онлайн-консультантов, заказ обратного звонка, ответ на форуме сайта, ответ на заполненную в режиме онлайн форму обратной связи.

Контроль честности сотрудников — оценка работы сотрудников, деятельность которых связана с материальными ценностями, например соблюдения кассовой дисциплины, предоставления чеков покупателям.

Мониторинг конкурентов — оценка качества обслуживания в конкурирующих компаниях, сравнение с уровнем сервиса в собственной организации, выявление слабых и сильных сторон, поиск идей для реализации.

Способ мотивации сотрудников. Ориентирование на высокое качество работы, соблюдение стандартов обслуживания в части коммуникации, продажи, презентация товаров/ услуг. Мотивация по результатам оценки может быть как материальной (получение премии за высококлассный сервис), так и нематериальной (конкурс «Лучший продавец», соревнование между филиалами, магазинами по результатам суммарных оценок с торжественной передачей кубка или другого атрибута первенства). Организация торжественных собраний и вручений призов, публикация заметок на интранет-портале, в корпоративной газете.

Проверка поведения в сложных и нестандартных ситуациях — оценка действий сотрудников в искусственно созданных редко повторяющихся или необычных ситуациях (например, бой дорогостоящего товара покупателем в торговом зале, кража, потерявшийся ребенок, пожар...). Любые нестандартные ситуации можно заранее спланировать и зафиксировать алгоритмы действий в Книге стандартов качества.

Пакет документов «таинственного покупателя»

Пакет документов «таинственного покупателя» должен содержать ответы на любые вопросы, возможные при проверке.

Объем документов должен быть минимальным (желательно посвятить первую страницу инструкции, вторую — сценарию и «легенде», на третьей поместить проверочный чек-лист).

Необходима памятка, которая подскажет основные моменты, на которые следует обратить внимание.

Правила разработки проверочной анкеты и сценариев поведения

Пункты анкеты должны быть сформулированы в утвердительной форме и предполагать только два вида ответа «да» или «нет» (иначе говоря, это должны быть закрытые вопросы, позволяющие проще оценивать и фиксировать результаты, например: администратор за стойкой рецепции первая поздоровалась с посетителем и установила зрительный контакт — да/нет).

Вопросы должны быть сформулированы просто и понятно, чтобы при заполнении анкеты «таинственный покупатель» без затруднений мог вспомнить процесс обслуживания и поставить свою оценку.

«Таинственный покупатель» должен иметь возможность на каждый вопрос дать комментарий в свободной форме. Рекомендуемое число вопросов — от 30 до 50.

Сценарий визитов и график

Сценарий визитов следует четко регламентировать и ориентировать на проверку тех параметров работы персонала, которые определены как цель проекта.

«Легенда» должна быть правдоподобной и включать описание ситуации, которую разыгрывает «таинственный покупатель».

График визитов необходимо спланировать в привязке к графику работы персонала, чтобы избежать ситуации, когда одних сотрудников аттестовали несколько раз, а других вообще не оценивали.

Следует определить, необходимо ли проводить оценку при разной интенсивности работы и нагрузки сотрудников («часы пик» и время затишья).

Подбор кандидатов на роль «таинственных покупателей»

Оценивать качество сервиса по данной методике можно своими силами или с помощью специализированного агентства, а также по бартеру и с привлечением реальных клиентов вашей компании.

Плюсы и минусы самостоятельной оценки

Плюсы и минусы привлечения специализированной компании

В любом случае «таинственный покупатель» должен быть из среды вашей целевой аудитории и быть активным потребителем профильных для компании продуктов (например, иметь машину для оценки сервиса на АЗС, пользоваться банковскими услугами для оценки банка, регулярно пользоваться SPA-услугами для оценки клуба красоты и здоровья). Поэтому в первую очередь нужно выяснить социодемографический профиль типичных клиентов компании (возраст, пол, национальная принадлежность, социальный статус, профессия, уровень доходов, наличие автомобиля, его марка и год выпуска, семейное положение, дети и так далее), а затем отбирать кандидатов с соответствующими данными из сформированной заранее базы. Любое отступление профиля кандидатов на роль «таинственного покупателя» от реальной целевой аудитории может привести к искажению данных и конечных выводов.

Не рекомендуется привлекать к данному проекту друзей и родственников, даже если они соответствуют необходимому портрету. Их оценки, как правило, не обеспечивают достаточной объективности.

Базу «таинственных покупателей» необходимо формировать постоянно с использованием личных знакомств и сайтов по поиску работы. Одного «таинственного покупателя» не стоит привлекать к оценке более трех раз.

Обязательное требование к «таинственным покупателям» — хорошая память и внимательность. Ведь заполнение анкеты происходит после посещения объекта оценки, и нет возможности вернуться туда в ходе анализа.

Умение излагать свои мысли в письменной форме обязательно! При выборе кандидата попросите его рассказать запомнившийся негативный и позитивный потребительский опыт.

Способы подбора и обучения «таинственных покупателей»

Для подбора и обучения «таинственных покупателей» практикуются очные встречи, а также телефонное интервью и Skype.

Мировой опыт компаний, специализирующихся на программах «Таинственный покупатель», показывает, что оптимальными являются дистанционный рекрутинг, дистанционное обучение и дистанционное тестирование кандидатов с помощью специально разработанного программного обеспечения через интернет. Преимущества такого подхода:

• полностью контролируется степень профессиональной подготовки «таинственных покупателей». Перед каждым проектом кандидаты сдают тест на знание специфики проекта, на участие в котором претендуют;
• возможность рекрутировать неограниченное число «таинственных покупателей» по всей стране, создание тем самым конкуренции за право сделать оценку;
• высокое качество работы «таинственных покупателей» достигается равномерной загруженностью работой.

Инструктаж «таинственного покупателя»:

• рассказать о компании, ее миссии, основополагающих принципах работы и тем самым сформировать общее представление о ней в глазах потенциального клиента;
• уделить особое внимание тем усилиям, которые компания прилагает для улучшения качества обслуживания, и тому, чего она ждет от сотрудников, работающих с клиентами;
• если в компании существуют стандарты обслуживания, то одна из целей оценки — проверить, насколько они выполняются. Познакомьте со стандартами своих «тайных агентов»;
• инструктаж должен освещать «легенду» и вопросы, которые необходимо задать проверяемому сотруднику; детали, на которые необходимо обратить особое внимание; ситуации, которых необходимо избегать, и так далее;
• обучение должно включать правила поведения для сохранения статуса инкогнито;
• заполнить анкету необходимо в течение 12 часов после завершения оценки, чтобы зафиксировать детали, которые потом могут забыться. В подобной оценке очень важен эмоциональный фактор — если между проведением оценки и заполнением анкеты пройдет много времени, эмоциональный настрой изменится и оценка получится неполной.

Контроль работы «таинственных покупателей»

Вам потребуются документальные свидетельства о работе «таинственного покупателя» и данные для анализа. Это могут быть:

• кассовый чек (попросите «тайного покупателя» совершить контрольную покупку и сохранить кассовый чек);
• диктофонная запись (если визит «тайного покупателя» проводится лично, то для контроля и последующего анализа используется диктофонная запись общения с сотрудником. Эту же запись можно применять для обучения сотрудника и корректировки навыков его работы с клиентами. Однако следует понимать, что при этом может быть раскрыта личность «таинственного покупателя» и в дальнейшем его невозможно будет привлекать к проверкам;
• фото и видеозаписи (более опытные компании — провайдеры услуги «Таинственный покупатель» — дополнительно предлагают видеозапись посещения торговой точки, а также фотоотчеты в зависимости от целей проекта. Как правило, это существенно повышает бюджет мероприятия);
• сканы визиток персонала, выданных спецификаций и расчетов на товар/услугу, буклеты, флаеры.

Способы избежать типичных ошибок

Как уже говорилось, выбирать «таинственных покупателей» нужно в соответствии с целевой аудиторией и профилем компании.

Пример: компания работает в премиальном сегменте (круг клиентов ограничен), подбор «таинственных покупателей» сильно осложняется. Агент должен обладать неплохим достатком, а привлечь на данную роль человека с высоким доходом довольно сложно.

Решение: если позволяет профиль деятельности, то для оплаты услуг «таинственного покупателя» можно использовать собственную продукцию или какие-либо преференции. Например, предоставить скидку на услуги в течение года или клубную карту более высокого статуса. Для людей с высокими доходами вознаграждение в виде денег менее ценно, чем неденежные стимулы.

Еще пример: наиболее распространенная ошибка — привлекать тех, кого проще и дешевле: родственников можно попросить сделать оценку бесплатно; студенты готовы работать за небольшое вознаграждение; сотрудников администрации можно обязать работать без дополнительной оплаты. В итоге «таинственный покупатель» не соответствуют портрету типичного клиента, и полученные данные оказываются нерепрезентативными.

Решение: создание электронной базы «таинственных покупателей» с указанием их социально-демографических показателей. Постоянный поиск и набор кандидатов.

Объем анкеты и стоимость проекта в целом зависят от целей исследования, здесь важнее всего решить поставленную задачу.

Пример: в попытках сократить стоимость проекта компании иногда сокращают число вопросов анкеты, вводя обобщенные формулировки. В итоге полученные данные не представляют особой ценности.

Решение: можно существенно сэкономить на обработке данных, если, наоборот, сделать анкету максимально детализированной, особенно когда стоит задача по результатам оценки разработать регламентирующий документ или программу обучения.

Нельзя экономить на инструктаже «таинственных покупателей».

Пример: оценить сервис в магазине одежды или салоне красоты проще, чем в автосалоне. Однако именно на обучении «таинственных покупателей» чаще всего и экономят. В итоге проверяющие совершают грубейшие ошибки, упускают важные детали, и приходится либо довольствоваться неточными данными, либо начинать все с начала.

Решение: чем выше цена сделки, тем более тщательная подготовка «таинственных покупателей» требуется.

Правильно определяйте необходимое число исполнителей.

Пример: довольно типичной ошибкой является использование одних и тех же «таинственных покупателей» более трех раз. Компании экономят на их подборе и подготовке, но это лишь удлиняет акцию, а иногда и ставит ее результаты под угрозу (если продавцы раскрывают инкогнито проверяющих).

Решение: понятно, что чем больше нужно «таинственных покупателей», тем больше затрат потребуется на их подбор, инструктаж, тренинг. Но это те расходы, на которых лучше не экономить.

Нельзя опираться на данные однократного визита в торговую точку.

Пример: многие компании думают, что достаточно по одному разу посетить каждую точку, и все будет ясно. Это далеко не так. Для получения достоверных данных каждую точку нужно посетить не менее трех раз.

Решение: сэкономить можно за счет тщательного планирования времени посещения, с тем чтобы охватить существенные для компании периоды (высокая интенсивность, затишье, разные смены, начало и конец рабочего дня, обеденное время и так далее).

Помимо личного контакта иногда нужна контрольная покупка.

Пример: если необходимо оценить работу с кассовым аппаратом или процедуру возврата, то нужно покупать вещь.

Решение: данный пункт предоставляет широкие возможности для экономии. Главное — подготовить анкету в соответствии с поставленными целями исследования. Далеко не всегда для достижения целей необходимо оценивать полный цикл продаж. Иногда достаточно даже телефонного звонка, что значительно дешевле.

Что потом

Создание программ обучения, кейсов; внедрение системы мотивации персонала; организация внутренних конкурсов.

Мониторинг изменений. Условие успешности программы — регулярное повторение и наблюдение изменений во времени. Периоды повтора могут быть установлены разные — ежемесячно, ежеквартально — в зависимости от целей компании. Например, если такой целью является получение обобщенных данных о компании, сравнение с конкурентами, чтобы в итоге понять, какие бизнес-процессы нуждаются в корректировке и доработке, то оптимальным периодом будет квартал, полугодие (чтобы хватило времени на корректирующие действия и отладку процессов). Если же программой мониторинга компания желает отслеживать работу персонала пофамильно, чтобы мотивировать людей на качественный сервис, то исследование необходимо повторять ежемесячно. Каждый сотрудник должен быть проверен два-три раза для получения средневзвешенной оценки.

Важно не афишировать периодичность проверок. Сотрудники, работающие с клиентами и знающие о возможности проверки, всегда будут в тонусе, если срок запуска новой волны мониторинга держится в тайне.

Разведка на фронтах через «засланных казачков»: распознают ли «тайных агентов» сотрудники? У большинства компаний данный инструмент остается формальным и работает ради успокоения руководства. А по факту тайных аудиторов «расщелкивают» в два счета.

Поэтому либо тратим активы компании с умом и делаем все профессионально, либо не тешим самолюбие, уверяя себя, что у нас все под контролем.