«Отдать или не отдать? — вот в чем вопрос». Такие, почти гамлетовские метания, знакомы практически каждому руководителю. Рано или поздно перед ним начинает маячить дилемма — взять на работу нового специалиста или отдать задачу на аутсорсинг. Как же решить этот вопрос с максимальной выгодой для компании?

Предлагаю читателям вместе со мной посмотреть на проблематику с разных сторон. Может быть, эта статья и принесет кому-то ответ на извечное «отдать или не отдать?». Сразу оговорюсь, что речь пойдет о рекламе и связях с общественностью, так как правила, работающие в этой сфере, не всегда будут применимы, например, к услугам бухгалтеров или юристов.

Аутсорсинг в рекламе

Начнем с фундамента, что же такое аутсорсинг? Когда мы говорим об аутсорсинге, мы говорим о передаче информационно-рекламного блока работы частично или полностью в управление внешним подрядчикам или аутсорсинговым компаниям.

Необходимая составляющая деятельности любого предприятия — это затраты не только на основной бизнес, но и на его позиционирование, продвижение, рекламу; работа со средствами массовой информации и общественным мнением. Все это не приносит видимой прибыли, но жизненно необходимо для нормальной работы любой компании. И чем предприятия крупнее, тем значительнее затраты, штат сотрудников, а также нагрузки на управленческий персонал, связанные с неосновной деятельностью.

Уделять слишком большое внимание непрофильным задачам, добиваясь в этой области высокого качества, — занятие, отнимающее слишком много времени и сил управляющего звена предприятия и требующее довольно значительных финансовых вложений.

В то же время внедрение аутсорсинговой модели ведения бизнеса может дать положительные результаты, так как внешний подрядчик благодаря своему опыту и технологиям способен обеспечить развитие и оптимизацию процессов позиционирования и продвижения на более высоком и качественном уровне.

Аутсорсинг появился на российском рынке сравнительно недавно — в начале 90-х годов. Как это не удивительно, но к 2005 году многие аналитики прочили закат подобной услуги на рынке. К счастью скептики были посрамлены. Эта форма взаимодействия между компаниями не только не умерла, но и активно развивается. К сегодняшнему дню, по мнению портала e-xecutive.ru, наметились основные тенденции этого рынка:

• Глобализация и дифференциация услуг.
• Совершенствование и расширение спектра услуг.
• Выделение двух основных бизнес-моделей поставщиков: крупные многофункциональные компании и нишевые игроки, берущие на себя конкретную узкую функцию.
• Стандартизация услуг, их превращение в безликую инфраструктуру, подобную электропроводке.

Внушительные «плюсы»…

Итак, от общих фраз перейдем к конкретным предпосылкам, по которым многие компании уже обратились к аутсорсингу или собираются это сделать в ближайшее время.

Во-первых, экономические расчеты показывают, что передача информационно-рекламного сопровождения компании под внешнее управление существенно снижает затраты. Как не трудно догадаться, это в основном связано с профессионализмом аутсорсеров. Поручив эту работу собственному сотруднику, вы должны вложиться в его подготовку, смириться с тем, что на первых порах неизбежны ошибки в стратегическом планировании, в тактическом реагировании, в выборе информационных каналов и многом другом. С одной стороны, конечно, ничего в этом страшного нет. Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Но с другой стороны, стоит помнить, что все эти «образовательные программы» вы оплачиваете из собственного кармана. Кроме этого, стоит учитывать, что гонорар аутсорсинговой компании часто сравним по размерам с окладом специалиста среднего уровня, но в первом случае вы получаете ресурс не одного человека, а группы профессионалов. Порой эти доводы являются основными при решении вопроса «отдать или не отдать?». С подобным прагматизмом спорить трудновато.

Многие, прочитав предыдущий абзац, в гневе бросят в мой адрес: «С чего он взял все это? Как это компания может сравниться по стоимости с одним работником?!» Все просто. Не стоит забывать, что большой объем деятельности аутсорсера, который может работать одновременно на несколько клиентов, позволяет экономить на многих видах услуг, обеспечивая дополнительное снижение стоимости сопровождения для клиента. И это не предполагает, что аутсорсер работает на вас и вашего конкурента, делясь с ним секретами маркетинговых и рекламных стратегий вашей компании. Это невозможно по определению. У нас ведь тоже есть профессиональный кодекс. Приватность — один из основных принципов работы. Это вторая причина, говорящая в пользу передачи ряда функций сторонней организации.

В-третьих, это высокая компетенция специалистов подрядчика. Мы уже затрагивали тему профессионализма в ракурсе снижения затрат. Но ведь уровень информационно-рекламного сопровождения — это фундамент ваших прибылей. Трудно не согласиться с тем, что узкопрофильные специалисты, собранные в одну команду и стремящиеся принести максимальную пользу клиенту, лучше справятся со своими функциями, чем внутренние работники, для которых эти функции, как яблоки на дереве. Скорей бы сбросить — и в отпуск.

Пишу и удивляюсь: все так здорово и выгодно! Почему же до сих пор компании держат внутри себя штатные единицы рекламщиков, пиарщиков и даже не помышляют о том, чтобы заключить взаимовыгодные отношения со сторонней организацией? Чаще всего, решающую роль играет закостенелость мышления, страхи и впитанное в кровь недоверие.

…и иногда возникающие «минусы»

Правда, иногда возникают ситуации, когда аутсорсинг может принести больше вреда, чем пользы. Чаще всего это связано с двумя причинами — устаревшее вертикальное мышление и несогласованность целей и методов. Выстраивая отношения с подрядчиком, нужно помнить, что цепочка информационных потоков должна строиться по новым принципам. Централизованное управление информацией, характерное для единой вертикально интегрированной компании, заменяется при аутсорсинге на согласование целей и методов их достижения между партнерами. Планирование рекламно-информационной стратегии и тактики должно проводиться совместно. Конфигурация продукта должна быть достаточно гибкой, чтобы иметь возможность оперативного вмешательства и корректировки в связи с постоянно меняющейся ситуацией в информационном пространстве.

«Друзья, прекрасен наш союз…»

Уверен, вы не страдаете закостенелостью и открыты для нововведений в своем бизнесе. Значит, аутсорсинг для вас. Последнее, на что хотелось бы обратить внимание, — это правила успешного союза компании и аутсорсера.

Инициатива передачи неключевых функций сторонней компании должна исходить сверху. Все попытки руководителей низшего и среднего звена привести аутсорсера будут восприниматься, как попытка «работать меньше, а получать больше». Кроме того, инициатива подразумевает дальнейшую поддержку, а с помощью руководства всегда намного легче наладить информационные потоки и информационный обмен между подразделениями предприятия. Поверьте, это достаточно важный аспект взаимодействия.

Очень важно, чтобы руководитель и аутсорсер вышли за рамки отношений «заказчик–исполнитель». Отношения должны быть дружескими и партнерскими. Это даст вам необходимый уровень доверия, а, следовательно, и повысит эффективность взаимодействия. Не надо забывать, что вы хоть и порознь, но все же теперь единое целое. Помните, что аутсорсинга на час не бывает. Изначально стройте свои отношения на долгосрочной перспективе.

Не поддавайтесь моде. Не стоит передавать вопросы рекламы и информационного сопровождения только потому, что у конкурентов именно так. Собственно, и компании, претендующей на роль аутсорсера, не стоит соглашаться на то, о чем она не имеет представления. Стоит помнить, что при принятии подобного решения необходимо четко осознавать, зачем это нужно, какие выгоды для основных активов это принесет в краткосрочной и среднесрочной перспективе. Если подобное решение принято, то будьте последовательными, не шарахайтесь, как капризная барышня: «сегодня хочу, а завтра не хочу».

Наверняка, многие из вас мыслят, что реклама и управление информационными потоками — это «третий класс средней школы». Что может быть проще: ролик — в телевизор, модуль (это такая рекламная картинка в печатном издании) — в газету, статейку — в журнальчик, для особо продвинутых это еще и контекстная реклама — в Интернет. И после этого — сразу множество клиентов и все в шоколаде. Какой самообман!...

Постарайтесь понять, что реклама и PR — это тоже наука, этому тоже надо учиться. Не стремитесь обмануть сами себя и платить за свою самоуверенность. Гораздо лучше, если каждый будет заниматься своим делом: «Пироги печь пирожник, а сапоги точать сапожник». Вы должны осознать сложность и такое же право на существование нашего рынка, как и вашего. Понимая это, вы не будете строить из себя великого гения рекламы (поверьте, это часто бывает смешно), а примите специалиста аутсорсинговой компании как равного, что принесет вашему бизнесу много полезного. Справедливости ради, обращу внимание и аутсорсеров на те же проблемы. Не забывайте, вы не боги, относитесь к клиенту с уважением и небольшим почтением. В конце концов, он платит вам деньги.

Что касается тех, кто уже существует в качестве аутсорсера или хочет им стать, помните, что вы становитесь маленьким винтиком в огромной машине бизнеса заказчика. Не пытайтесь перестроить все под себя. Помните: у клиента существуют свои стратегические цели и задачи, а вы лишь помогаете их достичь.

Будущее — за аутсорсингом

Как уже упоминалось в статье, аутсорсинг в нашей стране не только не умирает, но и входит в новую стадию развития. Наиболее продвинутые владельцы бизнеса и топ-менеджеры компаний уже активно развивают эту сферу b2b-услуг. Дальнейшее завоевание рынка аутсорсинга в сфере рекламы и информационного продвижения будет проходить через укрепление доверия и взаимопонимания между заказчиком и исполнителем. Компании, претендующие на роль внешнего исполнителя, должны доказать и впоследствии постоянно подтверждать свою надежность и профессионализм. Очень большую роль будет играть приватность взаимоотношений между клиентом и аутсорсером. В принципе, это должно само собой следовать из уровня компании, привлекаемой для рекламно-информационного сопровождения, но, учитывая количество мошенников на этом рынке, стоит об этом лишний раз упомянуть. Очень важной будет правильная организация управления человеческими ресурсами. Я полностью разделяю часто встречающееся мнение, что бизнес-модель будущего выглядит как ситуация, в которой сотрудники компании-аутсорсера будут действовать как подразделение компании-заказчика услуг. Аутсорсеры будут органично вписываться в культуру и бизнес-цели компании, будут осознавать свое место в этом большом механизме и понимать всю значимость собственной работы. Инфраструктура, созданная совместно поставщиками и потребителями услуг аутсорсинга, будет обеспечивать выгоды действующим в ней компаниям, а те, кто проигнорируют существующие тенденции, вероятно, потеряют свои позиции на рынке.

Вот теперь и думайте «отдать, или не отдать?…»